Personel servis yönetimi neden zor?
Personel servisleri çoğu kurumda en büyük operasyon kalemlerinden biridir; ama verisi dağınık, kararları sezgiseldir. Personel adresleri, duraklar ve hatlar farklı tablolarda durur, her değişiklik günler süren elle güncelleme demektir. Doluluğu ölçülmeyen hatlar fazla araç ve gereksiz kilometre üretir; servisin nerede olduğu bilinmez, personel durakta bekler ve sorun ancak şikâyet geldiğinde fark edilir.
RotaMerkezi planlama, optimizasyon, canlı takip, mobil uygulamalar, filo ve maliyet yönetimini aynı veri üzerinde birleştirir.
Servis ağı planlama ve rota tasarımı
Personel adresleri, duraklar, hatlar ve yerleşkeler tek haritada görünür; adresler aktarım sırasında konuma çevrilir. Ağ haritası personel yoğunluğunu, kapsam dışı kalan personeli, boş koltukları ve uzun yürüme mesafelerini gösterir; durak kapsaması yürüme mesafesine göre bölge bölge hesaplanır. Rota tasarımcısında güzergâh harita üzerinde çizilir, durak sırası, mesafe ve sürüş süresi otomatik hesaplanır. Yeni personel yürüme mesafesi, kapasite ve vardiya uyumuna göre en uygun durak ve hatta yerleştirilir.
Rota optimizasyonu nasıl çalışır?
Rota optimizasyonu, aynı personeli daha az araç ve kilometreyle taşıyacak güzergâhları bulma işidir. RotaMerkezi'de seçilen hatlardaki duraklar, araç kapasitesi ve bir yolcunun serviste geçirebileceği en uzun süre gibi kısıtlarla bir araç rotalama problemi (VRP) olarak çözülür. Sonuç araç sayısı, günlük kilometre ve aylık maliyet farkıyla gösterilir. Senaryolar maliyet ve süreyle karşılaştırılır; hiçbir plan değişikliği onaylanmadan uygulanmaz ve onayı hazırlayandan farklı bir kişi verir (dört göz ilkesi).
Canlı takip, şoför ve personel uygulaması
Tüm servisler haritada anlık izlenir; gecikme, rota sapması ve GPS kaybı oluşunca uyarı düşer, varış tahmini hesaplanır. Araçta GPS cihazı varsa konum cihazdan (HTTP ya da MQTT ile) alınır; yoksa şoför uygulaması konum kaynağı olur.
- Şoför uygulaması: Günlük görevler, durak sırası ve beklenen yolcular; binişler QR, NFC ya da tek dokunuşla kaydedilir. Bağlantı olmadan da çalışır; kaza ve arıza olay yerinden fotoğraf ve konumla bildirilir.
- Personel portalı: Personel servisini, durağını ve aracın canlı konumunu görür; günlük biniş QR kodunu kullanır, “bugün binmeyeceğim” der, durak değişikliği talep eder, seferi değerlendirir.
Uygulamalar telefonun ana ekranına eklenen web uygulamalarıdır (PWA); Android ve iOS'ta mağaza kurulumu gerekmeden çalışır ve anlık bildirim alır.
Sefer, filo ve operasyon
Günlük seferler vardiya takvimine ve resmi tatillere göre otomatik üretilir; araç ve şoför değişiklikleri ile olaylar tek ekrandan yönetilir. Araçlar, kapasiteler, şoförler ve tedarikçi sözleşmeleri tek yerde tutulur; muayene, sigorta ve şoför belgelerinin süresi dolmadan uyarı gelir. Kilometre ve tarihe göre bakım planı, arızalı aracın sefer atamasından çıkması, yakıt ve kilometre takibi ile GPS verisinden hız ihlali ve sert fren gibi sürüş güvenliği göstergeleri izlenir. Kaza ve hasar dosyasında tutanak, sigorta, masraf ve belgeler bir arada durur; kusur tedarikçideyse tutar hakedişe yansır.
Maliyet, hakediş ve raporlar
Hat, sefer ve personel başına maliyet görünür. Tedarikçi hakedişi sözleşmeye ve gerçekleşen seferlere göre hesaplanır, SLA ihlalleri otomatik yansıtılır. Servis gelmediği gün taksi ya da toplu taşımayla gelen personelin masraf fişi portaldan yüklenir, sefer verisiyle doğrulanıp onaylanır. Doluluk, dakiklik, gecikme, maliyet ve hakediş raporları hazırdır; rapor tasarımcısıyla kurumun kendi raporu oluşturulur, Excel ve PDF olarak dışa aktarılır. Yapay zekâ asistanına servis verisi doğal dille sorulur; günlük özet, talep tahmini ve olağan dışı durum tespiti sorunları büyümeden gösterir.
Güvenlik, KVKK ve entegrasyon
Her kurumun verisi veritabanı düzeyinde satır güvenliğiyle ayrılır. Rol ve veri kapsamına göre yetki verilir, tüm işlemler denetim kaydına yazılır; iki adımlı doğrulama, kurumsal SSO (Entra ID, OIDC, SAML) ve LDAP desteklenir. Sürekli yedekleme, zaman noktasına geri dönüş ve düzenli geri yükleme testi uygulanır; kişisel verilerde saklama süreleri ve anonimleştirme tanımlanır.
İK, ERP, kartlı geçiş ve yolcu bilgilendirme sistemleriyle REST API, webhook, İK aktarımı, GTFS / GTFS-RT ve MQTT (GPS) üzerinden veri alışverişi yapılır; bildirimler SMS, WhatsApp, e-posta ve Web Push ile gider. Her kurum kendi adresinde, kendi logosu ve renkleriyle çalışır; isteyen kendi alan adını bağlar.
Dört adımda kurulum
- Veri aktarımı: Personel, adres ve vardiya bilgisi Excel ya da İK entegrasyonuyla yüklenir; her satır doğrulanır, uygulamadan önce önizleme gösterilir.
- Ağ planlama: Duraklar ve hatlar harita üzerinde tasarlanır; optimizasyon atama ve hat önerileri üretir.
- Canlı yönetim: Şoför uygulaması ve GPS ile seferler anlık izlenir.
- Ölçüm ve iyileştirme: Doluluk, dakiklik, maliyet ve hakediş raporlarıyla senaryolar karşılaştırılır, kararlar onayla uygulanır.
Kimler için?
- Üniversiteler: Akademik ve idari personel, çoklu yerleşke, değişken ders programları.
- Hastaneler: 7/24 vardiya, nöbet değişimleri, gece servisleri ve acil ihtiyaçlar.
- Fabrika ve OSB'ler: Vardiya bazlı yüksek hacimli taşıma, tedarikçi filosu ve hakediş.
- Kamu kurumları: Şeffaf maliyet, denetim kaydı, KVKK ve onay süreçleri.
- Okullar, lojistik ve perakende: Öğrenci ve personel servisi; dağınık lokasyonlu depo ve mağaza ağları.
Paketler ve kurumunuza uygun demo için rotamerkezi.com adresini ziyaret edebilir, kendi verinize benzer bir senaryo üzerinde canlı demo talep edebilirsiniz. Vardiya ve personel verisi için Bulut HR ile birlikte çalışacak kurguyu da planlayabiliriz.
RotaMerkezi hakkında sık sorulan sorular
RotaMerkezi nedir?
Kurumların personel servis ağını planlayan, rotaları optimize eden, araçları canlı izleyen ve maliyeti raporlayan bulut tabanlı bir personel servis yönetim platformudur. Planlama, operasyon, mobil uygulamalar, filo, hakediş ve raporlama tek platformda birleşir.
Rota optimizasyonu nasıl çalışır?
Seçilen hatlardaki duraklar, araç kapasitesi ve bir yolcunun serviste geçirebileceği en uzun süre gibi kısıtlarla bir araç rotalama problemi olarak çözülür. Sonuç araç sayısı, günlük kilometre ve aylık maliyet farkıyla gösterilir ve onaylanmadan uygulanmaz.
Araçlarda GPS cihazı olması gerekiyor mu?
Hayır. Araçta GPS cihazı varsa konum cihazdan alınır; yoksa şoför uygulaması konum kaynağı olarak kullanılır. Her iki durumda da canlı takip ve varış tahmini çalışır.
Şoför ve personel uygulamaları mağazadan mı kurulur?
Gerekmez. Uygulamalar telefonun ana ekranına eklenen web uygulamalarıdır (PWA); Android ve iOS'ta çalışır, anlık bildirim alır ve şoför uygulaması bağlantı olmadan da çalışmaya devam eder.
Mevcut personel verimizi nasıl aktarırız?
Excel / CSV dosyasıyla içe aktarılabilir ya da İK sistemiyle zamanlanmış otomatik aktarım kurulabilir. Her satır doğrulanır, hatalı satırlar raporlanır ve uygulamadan önce önizleme gösterilir.
Tedarikçi hakedişi nasıl hesaplanır?
Hakediş, tedarikçi sözleşmesine ve gerçekleşen seferlere göre hesaplanır; SLA ihlalleri ve kusurun tedarikçide olduğu kaza masrafları otomatik yansıtılır.
Fiyatlandırma nasıl belirleniyor?
Paketler servis kullanan personel sayısı, araç sayısı ve seçilen modüllere göre fiyatlandırılır. Demo görüşmesinden sonra kuruma özel teklif hazırlanır.