VeresiyeDefteri: Esnaf için Dijital Veresiye Defteri ve Borç Takip Programı

Veresiye defteri programı nedir?

Veresiye, mahalle esnafıyla müşterisi arasındaki en eski güven bağıdır. Ama kâğıt defterin bilinen sorunları var: sayfa kaybolur, yazı okunmaz, taksit atlanır, toplam alacak hesaplanamaz ve vadesi gelen borcu hatırlatmak için tek tek telefon açmak gerekir. Müşteri "ben ödemiştim" dediğinde elinizde düzgün bir kayıt yoksa hem para hem müşteri kaybedilir.

Veresiye defteri programı, bu defteri telefona, tablete ve bilgisayara taşıyan yazılımdır. VeresiyeDefteri tarayıcıda çalışır; program indirmeniz ya da kurulum yapmanız gerekmez. Aynı hesaba tezgâhtaki tabletten, evdeki bilgisayardan ya da cebinizdeki telefondan girersiniz. Telefonun ana ekranına kısayol ekleyerek uygulama gibi de kullanabilirsiniz.

Ekranlar muhasebe bilen biri için değil, tezgâh başındaki esnaf için tasarlandı: müşteri kim, ne aldı, ne kadar tuttu, ne zaman ödeyecek. Muhasebe terimi yok, fiş kesme zorunluluğu yok. Yine de taksit, vade, hatırlatma ve rapor tarafında eksik bırakılan bir şey yok.

Dijital veresiye defteri nasıl çalışır?

1. Hesabınızı açın: İşletme adınız ve telefonunuzla birkaç dakikada kayıt olursunuz. Ücretsiz başlangıç paketiyle hemen kullanmaya başlarsınız.
2. Müşterinizi ekleyin: Ad ve telefon yeterli. İsterseniz etiket, kredi limiti ve not da girersiniz. Veresiye yazarken müşteri kayıtlı değilse aynı ekranda anında oluşturulur.
3. Veresiyeyi yazın: Bakkal defterine nasıl yazıyorsanız öyle: "2 ekmek, 1 süt, 1 kg peynir". Ürün adını elle yazarsınız ya da ürün listeniz varsa öneriden seçersiniz; fiyat ve birim otomatik gelir.
4. Ödeme tipini seçin: Tek vadeli, taksitli ya da açık hesap. Vade takibi ve hatırlatmalar bu seçime göre işler.
5. Gerisini sistem takip etsin: Vadesi yaklaşan, bugün dolan ve geciken alacaklar giriş ekranında toplamlarıyla görünür; hatırlatma mesajları kurallarınıza göre kendiliğinden gider.
6. Tahsilatı girin: Müşteri ne kadar getirdiyse o tutarı yazarsınız; sistem vadesi en yakın taksitten başlayarak borçları kapatır ve tahsilatı kasa defterine işler.

Veresiye takip programı özellikleri

Kalem kalem veresiye kaydı

Her satıra ürün adı, miktar, birim (adet, kg, lt, paket) ve birim fiyat girilir; satır ve kayıt toplamı anında hesaplanır. Kayıt bazında indirim yapılabilir. Her veresiyeye otomatik bir numara verilir ve bu numaranın ön ekini siz belirlersiniz. Ürün listesi oluşturmak zorunlu değildir; listeyi ancak işinize yarıyorsa kurarsınız.

Üç ödeme tipi: tek vade, taksit, açık hesap

• Tek ödeme (vadeli): Bir vade tarihi verirsiniz; boş bırakırsanız ayarlardaki varsayılan gün sayısı eklenir.
• Taksitli: Toplam tutar seçtiğiniz sayıda taksite bölünür, her taksit kendi vadesi ve durumuyla izlenir.
• Açık hesap: Vade yoktur; borç müşterinin bakiyesine eklenir, ödedikçe düşer. Klasik bakkal defteri mantığıdır.

Esnek taksit planı

Taksitli satışta en çok sorulan soru "ilk taksit ne zaman?" sorusudur. VeresiyeDefteri üç seçenek sunar: bir periyot sonra, aynı gün (peşinat mantığı) ya da sizin belirlediğiniz tarih. Müşteri "maaşım ayın 15'inde yatıyor" diyorsa ilk taksiti 15'ine koyarsınız. Periyot aylık, haftalık, iki haftalık ya da özel gün aralığı olabilir. Kaydetmeden önce plan önizlenir; herhangi bir taksitin tarihini veya tutarını elle değiştirebilirsiniz, toplam tutmuyorsa sistem uyarır.

Akıllı tahsilat dağıtımı

Müşteri 500 lira getirdi ama iki taksiti ve bir açık borcu var. Hangisine sayılacağını düşünmenize gerek yok: tutarı girersiniz, sistem vadesi en yakın borçtan başlayarak kapatır, artanı bir sonrakine geçirir. İsterseniz belirli bir taksite de uygulayabilirsiniz. Kısmi ödeme desteklenir; nakit, kart, havale/EFT gibi yöntemler ayrı izlenir. Yanlış girilen tahsilat silindiğinde borç ve taksit durumu otomatik yeniden hesaplanır.

SMS, e-posta ve WhatsApp ile borç hatırlatma

Hatırlatma kurallarını bir kez kurarsınız: vadeden kaç gün önce (örneğin 3 ve 1 gün), vade günü ayrı bir mesaj gitsin mi, gecikmede hangi aralıkla ve en fazla kaç kez hatırlatılsın. Sistem her gün vadeleri tarar; aynı borç için aynı gün aynı türde ikinci mesaj göndermez. SMS tarafında Netgsm, JetSMS gibi sağlayıcılarla çalışır. WhatsApp için API zorunlu değildir: "link modu"nda mesaj hazır gelir, tek dokunuşla kendi WhatsApp'ınızdan gönderirsiniz. Tam otomatik gönderim isteyenler DijitalMesaj gibi bir API bağlantısı kullanabilir. Mesaj şablonları kanal ve tür bazında düzenlenir; müşteri adı, tutar ve vade gibi alanlar otomatik doldurulur. İstemediğiniz müşteriye otomatik hatırlatma kapatılabilir.

Müşteriye özel borç sorgulama linki

Her müşteriye tahmin edilemeyen gizli bir web adresi oluşur. Müşteri şifre girmeden toplam borcunu, taksitlerini ve son ödemelerini kendi telefonundan görür. "Ne kadar borcum vardı?" telefonları azalır, kayıt konusunda tartışma çıkmaz. Bu linki mesajlara otomatik ekleyebilir ya da ayarlardan tamamen kapatabilirsiniz.

Kasa defteri: gün sonu bakiyesi tek ekranda

Veresiye tahsilatları ve peşinatlar kasaya kendiliğinden işlenir. Peşin satış, mal alımı, kira, fatura, maaş ve bankaya yatırma gibi hareketleri hazır kategorilerle iki dokunuşla eklersiniz. Devreden bakiye, dönem girişi, dönem çıkışı ve gün sonu bakiyesi üstte; nakit, kart ve havale ayrı ayrı görünür. Bu yönüyle program basit bir kasa defteri programı işlevi de görür.

İsteğe bağlı stok ve raporlar

Ürünleri stoklu tutmayı seçerseniz veresiye yazıldığında stok düşer, kayıt iptalinde geri gelir; istemezseniz bu özellik kapalı kalır. Raporlarda tahsilat oranı, borç yaşlandırma, ödeme yöntemi dağılımı, en borçlu müşteriler ve en çok satan kalemler yer alır. Müşteri, veresiye, tahsilat ve kasa listeleri paketinize göre dışa aktarılabilir.

Personel yetkileri ve veri güvenliği

Çalışanınızı eklerken neleri yapabileceğini siz seçersiniz: veresiye yazsın ama silemesin, tahsilat girsin ama raporları görmesin, kasayı görsün ama hareket eklemesin. Her işletmenin verisi ayrı tutulur; bir işletmenin kullanıcıları yalnızca kendi kayıtlarına erişir.

Bireysel takip: ev bütçesi ayrı defterde

Dükkânın kasası ayrı, evin bütçesi ayrı. Kira, fatura, market ve okul harcamalarınızı yalnızca sizin gördüğünüz ayrı bir defterde tutar, aylık gelir-gider ve tasarruf oranını görürsünüz.

Kimler için? Sektörlere göre kullanım

• Bakkal ve market: Mahalle müşterisinin günlük alışverişi açık hesapta birikir, maaş gününde toplu ödenir. Toplu tahsilat tutarı en eski borçtan başlayarak dağıtır.
• Manav ve kasap: Gün içinde çok sayıda küçük kayıt açılır; elle kalem yazma ve hızlı müşteri oluşturma zaman kazandırır.
• Nalbur ve yapı market: Usta ve müteahhit müşterilere taksitli ya da vadeli malzeme satışı; ilk taksit tarihini iş bitimine göre ayarlayabilirsiniz.
• Tuhafiye ve giyim: Vadeli satışlarda taksit bazında hatırlatma, kısmi ödemelerde "kısmi ödendi" takibi.
• Oto servis ve lastikçi: Parça ve işçilik borcunu kayıt numarasıyla izleyin, müşteriye borç linkini gönderin.
• Toptancı ve bayi: Perakendeci müşterilerin cari alacağını, yaşlandırma raporuyla birlikte takip edin.

Kuaför, kırtasiye, tamirci gibi müşterisine vadeli mal ya da hizmet veren her küçük işletme de aynı mantıkla kullanabilir.

Veresiye programı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Arama sonuçlarında karşınıza çıkan veresiye programlarının önemli bir kısmı yalnızca tek bilgisayarda çalışan masaüstü uygulamalarıdır; bazıları da ücretsiz sürümde müşteri sayısını sınırlar. Paraşüt gibi genel ön muhasebe yazılımları ise cari hesap takibini fatura ve muhasebe süreçleriyle birlikte sunar ve esnafın günlük veresiye akışı için fazla kapsamlı kalabilir. Hangi çözümü seçerseniz seçin şu kriterlere bakın:

• Her cihazdan erişim: Defter tezgâhtaki bilgisayarda kalırsa evden ya da yoldan bakamazsınız; bilgisayar arızalanırsa kayıtlar risk altına girer.
• Taksit ve kısmi ödeme: Taksit planını esnek kurabiliyor ve kısmi ödemeleri doğru dağıtabiliyor musunuz?
• Otomatik hatırlatma: Programın asıl kazandırdığı şey tahsilattır. SMS, e-posta ya da WhatsApp hatırlatması yoksa vadeyi yine siz takip edersiniz.
• Müşteri şeffaflığı: Müşterinin kendi borcunu görebilmesi güveni artırır, tartışmayı azaltır.
• Çalışan yetkileri: Personelin kayıt silmesini ya da raporları görmesini engelleyebilmelisiniz.
• Verinin dışa aktarımı: Kayıtlarınızı CSV ya da Excel olarak alabilmek, gerektiğinde mali müşavirinizle paylaşmayı kolaylaştırır.

Kâğıt defterden geçiş ve fiyatlandırma

Geçiş için eski defteri baştan sona yeniden yazmanız gerekmez. Her müşteriyi ekleyip mevcut bakiyesini "açık hesap" tipinde tek bir kayıt olarak girmeniz yeterlidir; kalem adına "Devir bakiyesi" yazarsınız. O günden sonraki her alışveriş kalem kalem işlenir. Kasa defterini kullanacaksanız ilk gün kasadaki nakdi açılış bakiyesi olarak bir kez girersiniz.

VeresiyeDefteri'ne ücretsiz başlangıç paketiyle başlayabilir, işletmeniz büyüdükçe daha kapsamlı bir pakete geçebilirsiniz. Paketler arasındaki farkı belirleyen başlıca unsurlar şunlardır:

• Müşteri sayısı ve aylık veresiye kaydı limiti
• Kullanıcı (işletme sahibi ve personel) sayısı
• Aylık SMS, e-posta ve WhatsApp hatırlatma kotası
• Kasa defteri, bireysel takip ve dışa aktarım gibi özellikler

Güncel paket içeriklerini uygulamanın fiyat sayfasında görebilirsiniz. Birden fazla şubesi olan ya da kendi ihtiyacına göre uyarlama isteyen işletmeler bize yazarak teklif alabilir.

Veresiye kayıtlarında KVKK ve iyi uygulamalar

Müşterilerinizin adı ve telefon numarası 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel veridir. Bu bilgileri yalnızca veresiye takibi ve borç hatırlatması için kullanmak, müşteriye telefonunun bu amaçla kaydedildiğini söylemek iyi bir uygulamadır. Borç hatırlatma dışında kampanya veya tanıtım mesajı göndermek istiyorsanız, ticari elektronik ileti mevzuatı gereği müşterinin ayrıca onay vermiş olması gerekir. Bir müşteri hatırlatma almak istemezse müşteri kartından otomatik mesajları kapatabilirsiniz.

Neden ASRİ TECH?

• Yerli geliştirici: VeresiyeDefteri Türkiye'deki esnafın iş akışına göre geliştirildi; dil, para birimi ve kullanım alışkanlıkları buna göre kurgulandı.
• Sürekli gelişen ürün: Kasa defteri ve bireysel takip gibi özellikler kullanıcı ihtiyaçlarından doğdu ve mevcut hesaplara eklendi.
• Tek muhatap: Destek, geliştirme ve mesajlaşma altyapısı aynı ekipten gelir. İşini büyüten ve kurumsal bir yapıya geçmek isteyen işletmelere özel yazılım geliştirme ve dijital dönüşüm desteği de sunarız.

Kâğıt ve Excel ile yürüyen işlerin dijitale taşınması üzerine daha fazlası için Manuel İş Süreçlerinden Merkezi Otomasyona Geçiş yazımıza göz atabilirsiniz.