Bulut HR: Bulut Tabanlı İK Yazılımı, Puantaj ve Bordro Programı

Bulut İK yazılımı nedir, neden ihtiyaç duyulur?

İK yazılımı; çalışan bilgilerini, izinleri, puantajı, bordroyu ve İK'ya gelen talepleri tek bir sistemde toplayan programdır. Bulut tabanlı olduğunda sunucu kurmanız, program yüklemeniz ya da güncelleme takip etmeniz gerekmez; sisteme tarayıcıdan girersiniz.

Birçok şirkette İK hâlâ birkaç parçadan oluşur: hangisinin güncel olduğu belli olmayan Excel tabloları, e-posta zincirinde kaybolan izin onayları, ıslak imzalı dilekçeler ve ay sonunda elle toparlanan bir bordro. Çalışan sayısı arttıkça bu parçalar birbirinden kopar; izin bakiyesi bir yerde, puantaj başka yerde, bordro ise ayrı bir programda tutulur. Her bilgi birkaç kez girilir ve her girişte hata payı büyür.

Bulut HR bu parçaları tek çalışan kartında birleştirir. Bir bilgi bir kez girilir; onaylanan izin ve mesai puantaja, puantaj bordroya, bordro da muhasebeye akar. Ayrı bir insan kaynakları programı ve ayrı bir bordro programı kullanmak zorunda kalmazsınız.

Bulut HR nasıl çalışır? Üç arayüz, tek veri

Sistem üç farklı kullanıcı grubuna üç ayrı ekran sunar, ama hepsi aynı veriyi kullanır:

• Firma paneli: İK ve bordro ekibinin çalışma alanı. Çalışan kartları, puantaj, bordro dönemleri, onaylar, raporlar ve sistem ayarları buradadır.
• Personel portalı: Çalışanın sicil ya da TC kimlik numarasıyla girdiği self-servis ekranı. İzin, avans, masraf ve belge taleplerini buradan oluşturur.
• Yönetici görünümü: Birim yöneticilerinin ekip onaylarını, performans ve deneme süreci değerlendirmelerini yaptığı ekran; telefonda da açılır.

Tipik bir ay şöyle ilerler:

1. Çalışan portaldan izin ya da ek mesai talebi oluşturur, talep sırasında kaç gün kalacağını görür.
2. Talep, pozisyon hiyerarşisinden gelen onaycılara sırayla düşer; son kararı İK verir.
3. Onaylanan izin ve mesai aylık puantaja kendiliğinden yansır.
4. Bordro dönemi oluşturulur; motor primleri, vergileri, istisnaları ve teşvikleri hesaplar.
5. Dönem kontrol edilip onaylanınca kilitlenir; SGK, vergi ve banka dosyaları üretilir, bordro zarfları çalışanlara e-postayla gider.
6. Ücret tahakkuku Logo muhasebe programınıza fiş olarak aktarılır.

İK ve bordro programı özellikleri

Çalışan yönetimi ve özlük dosyası

Kişisel bilgiler, iş ve sigorta bilgileri, sözleşme, ücret ve banka bilgileri tek kartta durur; kıdem otomatik hesaplanır. Özlük belgeleri, notlar ve zimmetler kartın sekmelerindedir. Zimmet teslim ve iade tarihleriyle izlenir ve işten çıkışta ilişik kesme sürecine bağlanır. Birim, bölüm ve pozisyon tanımlarından canlı organizasyon şeması oluşur. Ünvan, akademik ünvan ve puantaj kalemleri kurumunuzun diline göre tanımlanır.

Puantaj ve bordro motoru

Aylık puantaj; normal gün, hafta ve genel tatil, ücretsiz izin, yıllık izin, rapor ve mesai günlerinden oluşur. Bordro motoru SGK ve işsizlik sigortası primini, kümülatif gelir vergisi matrahını, damga vergisini ve asgari ücret istisnasını hesaplar; 5510, 6111 ve 7103 sayılı kanunlardaki teşvikleri otomatik uygular, işveren indirimi elle de seçilebilir. Brüt ya da net ücret, BES otomatik katılım, sendika aidatı, engellilik indirimi ve önceki işyerinden devreden matrah gibi çalışana özel parametreler desteklenir. Yasal oranlar merkezi parametre ekranından yönetilir; dönem taslakta düzeltilir, onaylandığında kilitlenir.

Bordro çıktıları

Onaylanan dönemden SGK Aylık Prim ve Hizmet Belgesi XML dosyası, gelir ve damga vergisi özetleri ve bankaya iletilecek maaş listesi tek ekrandan alınır. Her çalışana kendi bordro zarfı e-postayla gönderilir. Brüt, kesinti, net ve işveren maliyeti toplamları dönem özetinde görünür.

İzin yönetimi

Yıllık izin hakkı kıdeme göre hesaplanır. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesi kıdem kademelerine göre asgari izin sürelerini belirler; sistem önceki yıldan devir ve ek hak tanımlamaya da izin verir. Onay bekleyen talepler bakiyeden düşülür, böylece art arda açılan iki talep hakkı aşamaz. İzin türleri ve resmi tatiller kuruma göre ayarlanır; tüm çalışanların izinleri ay ay tek tabloda izlenir.

Talep ve çok seviyeli onay

Genel talep, ek mesai, masraf ve avans aynı onay düzeninden geçer. Masraf fişi telefonda doğrudan kameradan eklenir; taksitli avansta aylık tutar anında gösterilir. Onaycılar pozisyon hiyerarşisinden gelir, seviye sayısı kuruma göre belirlenir; üst onaycı yoksa talep doğrudan İK'ya düşer. Karar bekleyen işler menü rozetlerinde ve bildirim çubuğunda görünür.

Personel portalı

Çalışan izinlerini, taleplerini, bilgilerini, belgelerini ve zimmetlerini görür; duyuruları ve doğum günü kartlarını takip eder. Modüller eklendikçe portal da büyür: anketler, eğitimler, vardiya ve hedefler portala gelir. Kurulum gerekmez, her cihazda tarayıcıdan açılır.

Logo muhasebe entegrasyonu

Onaylanan dönemin ücret tahakkuku, borç-alacak dengeli tek bir fiş olarak Logo programınıza aktarılır. Her tahakkuk kalemi hesap planınızdaki koda bir kez eşleştirilir; ücret giderleri birim, bölüm veya masraf merkezine göre ayrışır. Aktarım öncesinde denge ve eşleşmemiş kalemler kontrol edilir, aynı dönem iki kez aktarılmaz.

Eklenti modüller

• İşe alım ve aday havuzu: İlanlar, aşama aşama başvuru süreci, mülakat notları; seçilen aday tek tıkla çalışan kartına dönüşür.
• İşe giriş ve çıkış: Giriş kontrol listeleri, çıkış hesaplaması, ilişik kesme ve deneme süresi değerlendirmesi.
• Performans ve eğitim: Performans dönemleri, hedefler, öz ve ekip değerlendirmesi; eğitim kataloğu, sertifika ve zorunlu eğitim takibi.
• Vardiya ve PDKS: Şablonlu vardiya planı, değişim talepleri, kart okuyucu dökümünün içe aktarılması ve mesainin puantaja taşınması.
• Anketler: Birim, pozisyon ya da kişi bazında hedefleme, portaldan yanıt ve soru bazında sonuçlar.
• Takvim, evrak ve KVKK: İK takvimi, eksik evrak listesi, portaldan belge yükleme ve KVKK araçları.

Güvenlik, yetki ve KVKK

İK verisi bir şirketin en hassas verisidir. Bulut HR'da her kullanıcı yalnızca yetkili olduğu menüleri görür; görüntüleme, ekleme ve düzenleme yetkileri ayrı ayrı verilir. Çalışan yalnızca kendi kaydını, yönetici yalnızca kendi ekibini görür. Kim, ne zaman, hangi alanı değiştirdi bilgisi denetim izinde saklanır.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki ilgili kişi taleplerine hazırlık için bir kişiye ait tüm kayıtların özeti çıkarılabilir, veriler makinece okunabilir biçimde (JSON) dışa aktarılabilir ve saklanması gerekmeyen eski çalışan kayıtları tek işlemle anonimleştirilebilir. Hangi verinin ne kadar süre saklanacağı kurumunuzun saklama ve imha politikasına göre belirlenmelidir.

Kimler için? Sektörlere göre kullanım

KOBİ'ler

İK'yı muhasebeyle birlikte yürüten bir yönetici ya da birkaç kişilik bir İK ekibi için çalışan kartı, izin ve bordro tek yerde. Sunucu ve kurulum derdi olmadan başlanır.

Grup şirketleri

Bir kullanıcı birden fazla kuruma atanır, menüden tek tıkla kurum değiştirir. Her kurumun organizasyonu, onay tanımları ve bordrosu ayrı; yetkiler kurum bazında ayrılır.

Mali müşavirler

Her müşteri firma ayrı bir kurum olarak tanımlanır. Dönem sonunda APHB XML, vergi özetleri ve banka listesi aynı ekrandan alınır, ücret tahakkuku Logo'ya aktarılır.

Üniversite ve okullar

Fakülte, bölüm ve alt birim yapısı ile akademik ve idari ünvanlar ayrı tanımlanır. Onay zinciri kuruma göre kurulur; örneğin bölüm başkanı, dekanlık ve personel daire başkanlığı.

Sağlık ve üretim

Vardiya şablonlarıyla aylık plan, PDKS dökümünün içe aktarılması ve onaydan geçen mesainin puantaja yansıması.

Perakende ve saha ekipleri

Masabaşında olmayan çalışanlar izin, masraf ve avans taleplerini telefondan oluşturur; mağaza müdürü onaylarını yolda verir.

İK yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Türkiye'de Kolay İK gibi bulut İK platformları, Bordromat gibi bordro odaklı çözümler ve masaüstü bordro programları farklı ihtiyaçlara hitap ediyor. Alternatifleri karşılaştırırken şu sorular yol gösterir:

• Bordro aynı sistemde mi? İK yazılımı ile bordro programı ayrıysa puantaj ve izin verisi her ay bir yerden diğerine taşınır.
• Mevzuat parametreleri nasıl güncelleniyor? Asgari ücret, vergi dilimleri ve teşvik kuralları değiştiğinde sistem nasıl güncel tutuluyor?
• Resmî çıktılar hazır mı? APHB, vergi özetleri ve banka listesi doğrudan üretilebiliyor mu?
• Onay zinciri esnek mi? Kurumunuzun hiyerarşisine göre seviye sayısı ayarlanabiliyor mu?
• Muhasebe entegrasyonu var mı? Ücret tahakkukunu kullandığınız muhasebe programına elle mi giriyorsunuz?
• Çalışan portalı mobilde rahat mı? Saha çalışanları talep oluşturmak için bilgisayara ihtiyaç duymamalı.
• KVKK araçları: Veri dışa aktarma, anonimleştirme ve yetki ayrımı nasıl çözülmüş?

Kurulum ve fiyatlandırma nasıl belirlenir?

Bulut HR bulut tabanlıdır; sunucu kurulumu ya da program yüklemesi gerekmez. Geçiş sürecinde organizasyon yapınız, çalışan kartları, izin bakiyeleri ve onay tanımları sisteme aktarılır; ardından ilk bordro dönemi birlikte kontrol edilir. Fiyat şu unsurlara göre belirlenir:

• Aktif çalışan sayısı
• Çekirdek modüllere eklenecek eklenti modüller (işe alım, vardiya ve PDKS, performans gibi)
• Yönetilecek kurum sayısı
• Logo entegrasyonu ve veri aktarımı ihtiyacı

Kurumunuza özel bir demo ve teklif için demo talebi oluşturabilirsiniz.

Neden ASRİ TECH?

• Yerli geliştirici: Bulut HR Türkiye mevzuatı ve iş yapış biçimine göre geliştirildi; bordro motoru, teşvikler ve çıktılar buna göre kurgulandı.
• Tek muhatap: Ürün, kurulum ve destek aynı ekipten gelir. Kuruma özel ek ihtiyaçlarda özel yazılım geliştirme ve veri aktarımı hizmetlerimizle destek oluruz.
• Kuruma özel yapılandırma: Ünvanlar, puantaj kalemleri, onay zincirleri ve yetkiler kurumunuzun yapısına göre ayarlanır.

Üniversiteler için bütünleşik çözümlerimize Üniversite Yönetim Sistemleri sayfasından, kâğıttan dijitale geçiş planlamasına ise Dijital Dönüşüm Projeleri Nasıl Planlanır? yazımızdan ulaşabilirsiniz.