AsriSit: Muhasebesi Hazır Site ve Apartman Yönetim Programı

Site yönetim programı nedir, kimin işini kolaylaştırır?

Site yönetim programı; bir sitenin, apartmanın ya da rezidansın aidat tahakkukunu, tahsilatını, giderlerini, sakin kayıtlarını ve yönetimle sakinler arasındaki iletişimi tek yerde tutan yazılımdır. Pek çok yönetim hâlâ Excel tabloları, makbuz koçanları ve banka ekstresi çıktılarıyla çalışıyor. Bu düzen birkaç daireli bir apartmanda idare edebilir; blok sayısı arttığında ise kimin ne kadar borcu olduğu, hangi ödemenin hangi daireye ait olduğu ve kasada gerçekte ne kaldığı sorularına hızlı cevap vermek zorlaşır.

AsriSit bu sorunu iki katmanda çözer. Üstte yöneticinin her gün kullandığı operasyon ekranları vardır: daireler, sakinler, aidatlar, sayaçlar, duyurular, rezervasyonlar, personel ve güvenlik. Altta ise bu ekranlardan beslenen çift taraflı muhasebe çekirdeği çalışır. Yönetici "tahsilat al" dediğinde sistem dengeli fişi kendisi keser; mizan, bilanço ve gelir-gider tablosu her an günceldir. Yani AsriSit hem bir apartman yönetim programı hem de bir site muhasebe programıdır.

Kimler kullanır?

• Profesyonel site yönetim şirketleri: Onlarca siteyi tek kurulumdan, her sitenin verisi diğerinden ayrı tutularak yönetir.
• Gönüllü apartman ve site yöneticileri: Aidat ve gider takibini kâğıttan kurtarıp denetim kuruluna ve kat maliklerine şeffaf rapor sunar.
• Rezidans ve karma kullanımlı yapılar: Ortak tesis rezervasyonu, ziyaretçi ve kargo kaydı, sayaç dağıtımı gibi daha yoğun operasyonları sistematik hâle getirir.

AsriSit nasıl çalışır? Kurulumdan ilk aidat tahakkukuna

1. Kurum ve site tanımı: Önce yönetim kurumu, ardından siteler oluşturulur. Her siteye bir ya da birden fazla yönetici atanır; bir yönetici birden fazla siteden sorumlu olabilir.
2. Blok, daire ve sakin kaydı: Bloklar ve bağımsız bölümler girilir, her daireye malik ve kiracı bilgileri bağlanır. Sakinlik geçmişi korunur; kimin hangi tarihler arasında oturduğu sonradan da görülebilir.
3. Hesap planı ve dönem: Muhasebe dönemi açılır. Hesap planı hazır gelir, kuruma göre alt hesap eklenebilir.
4. Aidat tahakkuku: Bütçe tutarı seçtiğiniz yönteme göre dairelere dağıtılır, önizleme kontrol edildikten sonra toplu fişle borçlandırılır.
5. Tahsilat ve mutabakat: Ödemeler elle girilir ya da banka ekstresi aktarılarak sakinlerle eşleştirilir; her tahsilat cari bakiyeyi düşürür ve muhasebeye işlenir.
6. Raporlama ve kapanış: Dönem sonunda raporlar alınır, dönem kilitlenir ve gelir-gider sonucu devir fişiyle sonraki döneme aktarılır.

Site yönetim yazılımı özellikleri

Çift taraflı muhasebe çekirdeği

Tahsilat, gider, aidat tahakkuku, sayaç borçlandırması ve maaş ödemesi; hepsi borç-alacak dengesi kontrol edilen fişlere dönüşür. Mizan, bilanço, yevmiye, gelir-gider ve bütçe sapma raporları anlık alınır. Kapanan dönem kilitlenir, geriye dönük değişiklik yapılamaz; dönem kapanışında gelir ve gider hesaplarını kapatan devir fişi otomatik kesilir. Bu yapı, denetim kurulunun "kayıtlar tutarlı mı?" sorusunu raporla cevaplamanızı sağlar.

Aidat takip ve gecikme tazminatı

AsriSit'in aidat takip modülü bütçeyi dört yöntemle dağıtır: eşit, metrekareye göre, arsa payına göre ya da özel oranlarla. Hangi yöntemin kullanılacağı sitenizin yönetim planı ve kat malikleri kurulu kararlarına bağlıdır; sistem yalnızca kararı doğru uygular. Ödenmeyen borçlar için gecikme tazminatı otomatik hesaplanır. Kat Mülkiyeti Kanunu, ödemede gecikilen süre için aylık yüzde beş gecikme tazminatı öngörür; sistemdeki oranı yönetim planınıza göre kontrol etmenizi öneririz.

Gider, bütçe ve belge arşivi

Giderler kategori ve cari bazında kaydedilir, fatura ve dekont dosyaları kayda eklenir. Yıllık bütçe ile gerçekleşen arasındaki sapma tek raporda görünür. Belge arşivinde yönetim planı, karar tutanakları veya sözleşmeler klasörlenir; "sakinlere görünür" işaretlenen belgeler sakin panelinde listelenir.

Sayaç okuma ve fatura dağıtımı

Sıcak su, soğuk su, elektrik ve ısı payölçer sayaçları daire bazında tanımlanır. Dönemsel okumalar toplu girilir ya da CSV dosyasıyla aktarılır. Endeks geriye gidemez, önceki döneme göre olağan dışı yüksek tüketim işaretlenir. Fatura tutarı tüketim oranına göre ya da birim fiyattan dağıtılır ve dairelere borç olarak yansır.

Banka mutabakatı ve icra takibi

Banka ekstresi sisteme aktarılır; gelen ödemelerin açıklamasındaki isimler sakinlerle eşleştirilir ve eşleşen her hareket gerçek bir tahsilata dönüşür. Türkçe karakter farkları ("HULYA DOGAN" ile "Hülya Doğan" gibi) eşleşmeyi engellemez. Eşleşmeyen kayıtlar elle bağlanır, aynı hareket iki kez işlenemez. Tahsil edilemeyen alacaklar ihtardan tahsilata kadar beş aşamalı bir süreçte izlenir.

Sakin iletişimi, duyuru, anket ve rezervasyon

Duyurular tüm siteye, bir bloğa, yalnızca kat maliklerine ya da kiracılara hedeflenebilir ve ileri tarihe planlanabilir. SMS, e-posta ve WhatsApp kanalları için toplu gönderim ve şablonlar hazırdır; mesajlardaki ad, daire, borç ve son ödeme tarihi gibi alanlar her alıcı için otomatik doldurulur. Anket modülü kişi başına tek oy kuralıyla çalışır, sonuçlar tek tıkla duyuruya çevrilir. Havuz, spor salonu veya toplantı odası gibi ortak tesisler için sakinler boş saat seçiciyle rezervasyon yapar; kapasite ve saat çakışması sistem tarafından kontrol edilir.

Personel, puantaj ve bordro

Site çalışanlarının özlük dosyası, izinleri, puantajı ve bordrosu aynı sistemde tutulur. Yıllık izin hakedişi 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesindeki kıdem kademelerine göre hesaplanır. Kıdem ve ihbar tazminatı çıkış nedenine göre hesaplanır, maaş ödemesi muhasebeye tek fişle işlenir. Daha kapsamlı bir İK ihtiyacı olan kurumlar için Bulut HR ayrı bir çözüm olarak da değerlendirilebilir.

Güvenlik konsolu ve geçiş kontrol

Güvenlik görevlisi giriş yaptığında önce görev yaptığı kapıyı seçer; ekran kapı tipine göre (araç, yaya, servis, acil çıkış) kurulur. Kayıtlı plakalar sahibi ve dairesiyle birlikte görünür, tanımsız plakada o aracın geçmiş ziyaretleri listelenir. Ziyaretçi, kargo ve taşınma kayıtları tutulur; sakin panelinde "güvenlikte bekleyen kargonuz var" uyarısı çıkar. Sakinler için 60 saniyede yenilenen QR geçiş kodu üretilir. Tüm kayıtlar kapı bazında saklandığı için kimin hangi girişten geçtiği sonradan izlenebilir.

Rol bazlı ekranlar ve işlem kaydı

Yönetici tüm operasyonu, sakin yalnızca kendi borcunu, ödemelerini, duyurularını ve belgelerini, güvenlik ise sade bir giriş kontrol panelini görür. Önemli işlemler denetim kaydına düşer; kim, ne zaman, neyi değiştirdi sorusunun cevabı sistemde bulunur.

Kimler için? Kullanım senaryoları

Çok siteli yönetim şirketleri

Yönetici site seçiciden hangi siteyi seçerse bloklar, cariler, hesap planı ve raporlar o siteye göre değişir. Bir sitenin verisi diğerine karışmaz, yetkisiz erişim engellenir. Böylece portföy büyüdükçe ayrı program ya da ayrı dosya açmak gerekmez.

Tek blok apartmanlar ve küçük siteler

Aidat, gider ve kasa takibini düzenli tutmak isteyen gönüllü yöneticiler için temel modüller yeterlidir: daire kaydı, aidat tahakkuku, tahsilat, gider ve gelir-gider raporu. Yıl sonunda kat malikleri kuruluna sunulacak hesap dökümü hazırdır.

Rezidanslar ve güvenlikli konut projeleri

Birden fazla kapı, yoğun ziyaretçi ve kargo trafiği, ortak tesis rezervasyonları ve ısı payölçerli sayaç dağıtımı olan projelerde güvenlik konsolu, sayaç ve rezervasyon modülleri birlikte çalışır.

Apartman yönetim programı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Türkiye'de Apsiyon, Yönetimcell veya Hursoft gibi farklı yaklaşımlara sahip site yönetim çözümleri bulunuyor. Alternatif değerlendirirken marka yerine şu sorulara odaklanmak daha sağlıklı sonuç verir:

• Muhasebe gerçekten çift taraflı mı? Sadece borç-alacak listesi tutan bir sistemle mizan ve bilanço üreten bir sistem arasında denetimde büyük fark vardır.
• Aidat dağıtım yöntemleri yönetim planınıza uyuyor mu? Arsa payı, metrekare ve özel oran desteği olmalı.
• Banka ekstresiyle mutabakat yapılabiliyor mu? Elle eşleştirme yüzlerce dairede saatler alır.
• Veri nerede duruyor? Bulut mu, kendi sunucunuz mu? Kapalı ağda çalışma ihtiyacınız var mı? KVKK açısından sakin verilerinin nerede işlendiği önemlidir.
• Roller ayrışıyor mu? Güvenlik görevlisinin muhasebe ekranlarını görmemesi, sakinin yalnızca kendi bilgisine erişmesi gerekir.
• Veri dışa aktarılabiliyor mu? Raporların PDF ve CSV olarak alınabilmesi, ileride sistem değiştirmek isterseniz de sizi korur.

Kurulum modeli ve fiyatlandırma nasıl belirlenir?

AsriSit kurumunuza özel bir sunucuya kurulur. Bu sunucu sizin veri merkezinizde, bir barındırma firmasında ya da internet erişimi olmayan bir kapalı ağda olabilir; arayüz dış kaynaklara bağımlı olmadığı için kapalı ağda da eksiksiz çalışır. Sunucu altyapısı ihtiyacınız varsa sunucu kurulum ve yönetim hizmetlerimiz kapsamında bu kısmı da üstlenebiliriz.

Fiyat, sabit bir liste yerine kapsamınıza göre çıkarılır. Belirleyici başlıca unsurlar şunlardır:

• Yönetilecek site ve bağımsız bölüm sayısı
• Kullanılacak modüller (güvenlik konsolu, sayaç, personel ve bordro, rezervasyon gibi)
• Kurulum ortamı: sizin sunucunuz ya da bizim hazırladığımız altyapı
• Mevcut verilerin aktarımı ve kuruma özel uyarlama ihtiyacı
• SMS, e-posta ve WhatsApp gönderimi için kullanılacak sağlayıcılar

Net bir teklif için demo ve teklif talebi oluşturabilirsiniz; demo ortamında sitenizin yapısına benzer örnek veriyle sistemi birlikte inceleriz.

Neden ASRİ TECH?

• Yerli geliştirici, tek muhatap: Yazılımı geliştiren ekip kurulumu, eğitimi ve desteği de verir. Talepleriniz aracı olmadan ürüne yansır.
• Verinin sahibi sizsiniz: Sistem kendi sunucunuzda çalışır; sakin bilgileri ve mali kayıtlar kurumunuzun kontrolünde kalır.
• Kuruma özel uyarlama: Hesap planı, aidat yöntemleri, kapı tanımları ve roller sitenizin işleyişine göre ayarlanır. Ek ihtiyaçlar için özel yazılım geliştirme desteği sunarız.
• Ekosistem: Toplu sakin bilgilendirmesini DijitalMesaj, lobi ve asansör ekranlarındaki duyuruları WebEkran ile aynı firmadan yönetebilirsiniz.

Site yönetiminde yazılım seçimi üzerine daha ayrıntılı bir değerlendirme için Site Yönetiminde Dijital Dönüşüm: Doğru Site Yönetim Yazılımı Nasıl Seçilir? yazımızı okuyabilirsiniz.