BAP Sistemi: Üniversiteler İçin BAP Proje Başvuru ve Takip Yazılımı

BAP otomasyonu nedir, hangi sorunu çözer?

Üniversitelerde Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP), kurumun kendi bütçesinden desteklenen araştırmalardır. Bir BAP projesi; yürütücünün başvurusu, BAP koordinasyon biriminin ön incelemesi, hakem değerlendirmesi, komisyon kararı, sözleşme, yürütme sırasında satın alma ve ödemeler, ara ve sonuç raporları ve son olarak bilimsel çıktıların takibinden oluşan uzun bir süreçtir. Bu sürecin kuralları ilgili yönetmelik ve her üniversitenin kendi BAP yönergesiyle belirlenir.

Sürecin e-posta, ıslak imzalı dilekçe ve Excel listeleriyle yürütüldüğü yerlerde aynı sorunlar tekrar eder: hangi projenin hangi aşamada olduğu net değildir, hakem raporları geç gelir, ara rapor tarihleri kaçırılır, bütçe kalemleri arasında yapılan aktarımlar ayrı bir tabloda kaybolur, proje kapandıktan sonra yayın bilgisi hiç toplanmaz. BAP otomasyonu, bu süreci tanımlı adımlarla ilerleyen tek bir web sistemine taşır.

ASRİ TECH BAP Sistemi, koordinasyon birimleri için uçtan uca bir başvuru ve takip sistemidir. Proje önerisinden kapanışa kadar her durum geçişi doğrulanır ve kayda geçer; yürütücü, BAP ofisi, hakem, komisyon ve satın alma birimi aynı projeye kendi rolünün penceresinden bakar.

BAP proje takip sistemi nasıl çalışır?

Bir projenin sistemdeki yolculuğu şu adımlardan oluşur:

1. Başvuru: Yürütücü kurumsal hesabıyla giriş yapar, başvuru sihirbazında proje türünü, ekibi, iş paketlerini, başarı ölçütlerini, riskleri ve bütçe kalemlerini adım adım girer. Taslak kaydedilebilir; eksik alan kalmadan gönderilemez.
2. Ön inceleme: BAP ofisi başvuruyu inceler; ön onay verir, revizyon ister ya da reddeder. Revize edilen başvuru yeni başvurudan ayrı bir durumla izlenir.
3. Hakem değerlendirmesi: Ön onaylı projeye hakemler atanır. Hakemler değerlendirme formunu doldurur; tüm hakemler raporunu tamamlamadan proje bir sonraki aşamaya geçmez.
4. Komisyon kararı: Komisyon kabul, şartlı kabul ya da ret kararı verir.
5. Sözleşme ve yürütme: Onaylanan proje sözleşme aşamasından yürütmeye geçer; satın alma, ödeme, aktarım ve ek bütçe talepleri bu aşamada açılır.
6. Raporlama: Proje süresine göre dönem raporları otomatik planlanır, sonuç raporu ile proje kapanır.
7. Bilimsel çıktılar: Yürütücü yayın, bildiri, tez ve patent kayıtlarını girer; kapanıştan sonra çıktı girilmeyen projeler için hatırlatma gider.

Her geçişte yürütücüye e-posta ve SMS ile bildirim gönderilir, olay uygulama içi bildirim olarak da görünür. Geçersiz bir geçiş, örneğin hakem süreci tamamlanmadan komisyona göndermek, sistem tarafından engellenir.

BAP Sistemi özellikleri

Adım adım başvuru sihirbazı

Başvuru formu tek uzun sayfa yerine yönlendirmeli adımlara bölünmüştür. Proje bilgileri, araştırma ekibi, iş paketleri ve zaman planı, başarı ölçütleri, riskler ve B planları, bütçe kalemleri ayrı adımlarda girilir. Bütçe kalemleri proje türünün kurallarına göre doğrulanır. Gönderilen başvuru tek tıkla PDF olarak alınabilir; ıslak imza veya arşiv için ayrı bir belge hazırlamaya gerek kalmaz.

Doğrulanan değerlendirme akışı

Ön inceleme, revizyon, hakem ve komisyon aşamaları tanımlı bir durum makinesiyle yönetilir. Her durumdan hangi duruma geçilebileceği sistemde tanımlıdır; bu sayede proje yanlışlıkla atlanmış bir aşamayla ilerlemez. Değerlendirme formları, süreler ve proje türleri yönetim panelinden düzenlenir. Hakem ve komisyon üyeleri yalnızca kendilerine atanan değerlendirmeleri görür.

Yürütme: bütçe, satın alma ve ödeme

Yürütme aşamasında satın alma talepleri, ödemeler ve bütçe kalemleri arası aktarımlar proje detay sayfasından açılır ve onay akışından geçer. Ek bütçe talebi yeni bir kalem ya da genel bütçe artırımı olarak yapılabilir; her ikisinde imzalı dilekçe yüklemek zorunludur. Toplam talep, proje türünün üst limitini aşamaz: sistem üst limitten onaylı bütçeyi ve bekleyen talepleri düşerek kalan tutarı hesaplar. Onaylanan tutar bütçeye anında işlenir.

Ara rapor ve sonuç raporu takvimi

Ara raporlar iki şekilde tanımlanabilir: serbest numaralı ara raporlar ya da proje süresine bölünen dönem raporları (ör. altı aylık raporlar). Yaklaşan ve geciken raporlar için yürütücüye e-posta, SMS ve uygulama içi bildirimle hatırlatma gider; hatırlatmalar her gün otomatik çalışır ve aynı uyarı tekrar tekrar gönderilmez. Onaylanan raporlar salt okunur hâle gelir, sonradan değiştirilemez.

Yayın ve bilimsel çıktı takibi

Makale, bildiri, kitap, kitap bölümü, tez ve patent kayıtları; yazarlar, dergi, yıl, indeks, DOI veya bağlantı, dosya ve "BAP desteği belirtildi" bilgisiyle tutulur. Kurum isterse kapanıştan sonra belirli bir süre içinde çıktı girilmeyen projeler için otomatik hatırlatma kurgulanır. Böylece BAP biriminin faaliyet raporunda ihtiyaç duyduğu çıktı verisi dağınık e-postalardan değil sistemden gelir.

Rol bazlı ekranlar ve "Sizden bekleyen işler"

Yürütücü, BAP ofisi, hakem, komisyon üyesi ve başkanı, satın alma birimi, TTO ve Rektörlük için ayrı roller vardır. Her kullanıcı yalnızca kendi işini görür. Panelin en üstündeki "Sizden bekleyen işler" bandı role göre değişir: yürütücüye revizyon ve rapor, hakeme değerlendirme, komisyona onay, BAP ofisine ön inceleme ve talep kararları gösterilir.

Kurumsal SSO, denetim izi ve güvenli dosya

Personel üniversitenin kurumsal hesabıyla (SSO) giriş yapar; ayrı bir şifre yönetimi gerekmez. Her durum geçişi, karar ve bildirim loglanır. Dosyalar sunucuda yetki kontrollü alanda saklanır ve yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından indirilebilir. Bildirim şablonları panelden düzenlenir.

Ek modüller

• Dış Proje Onay Formu: Dış kaynaklı projeler için Rektörlük onayı öncesi kurumsal yükümlülük ve karar destek formu; TTO incelemesi, revizyon ve Rektörlük imza akışıyla.
• Araştırma İzleme (Birim): Araştırma birimlerinin devam eden projelerini, patent, yayın, bilimsel toplantı, belge ve görevlerini izlediği ayrı bir modül; Excel şablonuyla toplu yükleme destekler.
• Geçmiş Projeler Aktarımı: Önceki yıllara ait projeler Excel şablonuyla ön izlemeli olarak içe aktarılır; rapor, harcama ve yayın takibi yeni sistemde kaldığı yerden sürer. Hatalı satırlar raporlanır, yükleme parti bazında geri alınabilir.
• Destek Talepleri: Kullanıcılar ilgili modülü ve kaydı seçerek talep açar, talep doğru ekibe yönlenir.

Yönetim raporları ve Excel

Yönetim ekranında başvuru akışı, proje türleri, birim ve kişi dağılımı, bütçe (talep ve onay, satın alma, ek bütçe), değerlendirme performansı (karar ve hakem süreleri), bilimsel çıktılar ve geçmiş projeler grafiklerle tek sayfada görünür. Tarih aralığı ve proje türü filtreleri tüm bölümlere uygulanır; filtrelenen veriler Excel'e aktarılır.

Kimler için? Kullanım senaryoları

• Devlet üniversiteleri: BAP koordinasyon biriminin başvuru, değerlendirme, satın alma ve rapor süreçlerini tek merkezden yönetmesi.
• Vakıf üniversiteleri: Kurum içi destekli araştırma projelerinin şeffaf biçimde değerlendirilmesi ve bütçe takibi.
• Araştırma hastaneleri: Klinik araştırma projelerinin başvuru, yürütme ve çıktı takibi.
• TTO ve araştırma merkezleri: Dış kaynaklı proje onay süreçleri ve birim bazında araştırma izleme.

Rektörlükler için faydası, faaliyet raporlarında istenen başvuru, bütçe ve yayın verisinin hazır olmasıdır. Yürütücü açısından ise başvurunun nerede beklediğini sormak için telefon etmeye gerek kalmaz.

BAP yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Üniversiteler BAP süreçleri için genellikle üç yoldan birini izler: başka kurumlarda da kullanılan hazır BAP otomasyonları, Trello veya Asana gibi genel proje yönetim araçları, ya da e-posta ve Excel ile yürütülen manuel süreç. Genel proje yönetim araçları görev takibinde başarılıdır ama hakem ve komisyon akışı, bütçe üst limiti veya yönetmeliğe bağlı rapor takvimi gibi BAP'a özgü kuralları bilmez. Değerlendirme yaparken şu kriterlere bakmanızı öneririz:

• Akış kurala bağlı mı? Hakem süreci tamamlanmadan komisyona geçiş gibi hataları sistem engellemeli.
• Bütçe takibi proje içinde mi? Satın alma, aktarım ve ek bütçe talepleri aynı bütçe üzerinden limit kontrolüyle işlenmeli.
• Rapor ve yayın hatırlatması otomatik mi? Geciken raporlar elle takip edilmemeli.
• Kurumsal giriş (SSO) destekleniyor mu? Akademisyene ayrı şifre dağıtmak kullanım oranını düşürür.
• Eski veriler taşınabiliyor mu? Önceki yılların projeleri yeni sistemde izlenemiyorsa iki sistem birlikte yaşamak zorunda kalır.
• Yönergeye göre uyarlanabiliyor mu? Proje türleri, formlar, süreler ve bildirim metinleri kuruma göre değişir.

Kurulum modeli ve fiyatlandırma

BAP Sistemi bulut üzerinde ya da üniversitenin kendi sunucusunda kurulabilir. Fiyat, kurumun kapsamına göre belirlenir. Teklifi etkileyen başlıca unsurlar:

• Kullanılacak modüller (dış proje onay formu, araştırma izleme, destek talepleri gibi),
• Kurumsal SSO, SMS ve e-posta altyapısı gibi entegrasyonlar,
• Eski sistemden aktarılacak proje sayısı ve veri yapısı,
• Kurum yönergesine göre form, akış ve rapor uyarlamaları,
• Kurulum modeli, eğitim ve destek kapsamı.

Yönergenizi ve mevcut sürecinizi paylaşırsanız size özel kapsam çıkarırız: BAP Sistemi için demo ve teklif talep edin.

Neden ASRİ TECH?

BAP Sistemi, ASRİ TECH tarafından geliştirilen yerli bir yazılımdır ve kurumun yönergesine göre uyarlanabilir. Bulutta veya kendi sunucunuzda çalıştırabilir, kurulumdan eğitime ve desteğe kadar tek muhatapla ilerlersiniz. Üniversitelere yönelik diğer çözümlerimiz için üniversite yönetim sistemleri sayfasına, öğrenci mali işleri için OMYS öğrenci muhasebe yazılımına göz atabilirsiniz. Kurumunuzdaki diğer süreçleri de dijitale taşımayı planlıyorsanız dijital dönüşüm projelerinin nasıl planlanacağını anlattığımız yazı iyi bir başlangıç olabilir.