Data Aktif Hizmetleri: Veri Tabanı Yönetimi, Entegrasyon ve Raporlama

Veri tabanı yönetimi ve veri hizmetleri nedir?

Bir kurumun verisi genellikle tek bir yerde durmaz. Muhasebe programı bir veri tabanında, insan kaynakları başka bir sistemde, satış verisi CRM'de, operasyon bilgisi Excel dosyalarında, bir kısmı da yıllar önce yazılmış ve artık kimsenin dokunmak istemediği bir uygulamanın içinde bulunur. Yönetici "geçen yılın aynı dönemine göre durum nedir?" diye sorduğunda birisi bu kaynaklardan veri toplar, birleştirir, elle düzeltir ve günler sonra bir tablo çıkar.

Data Aktif hizmetleri, bu dağınıklığı çözmeye yönelik işlerin toplamıdır: veri tabanlarının doğru tasarlanması ve sağlıklı çalıştırılması (veri tabanı yönetimi), sistemler arasında verinin güvenli ve otomatik aktarılması (veri entegrasyonu), eski sistemlerden yenisine verinin kayıpsız geçirilmesi (veri taşıma) ve bu verinin karar vericilere anlaşılır panolarla sunulması (raporlama ve analiz).

Bu hizmet özellikle şu durumlarda işinize yarar:

• Uygulamalarınız yavaşladı, raporlar dakikalarca bekletiyor, veri tabanı sunucusu sürekli zorlanıyor,
• Aynı bilgi birden fazla sisteme elle giriliyor ve sistemler arasında tutarsızlık oluşuyor,
• Yeni bir yazılıma geçiyorsunuz ve eski sistemdeki yılların verisini taşımanız gerekiyor,
• Yönetim raporları Excel'de elle hazırlanıyor ve her ay aynı işe saatler harcanıyor,
• Kurumunuzda tam zamanlı bir veri tabanı yöneticisi (DBA) yok ama veri tabanlarınız kritik.

Süreç nasıl işler?

1. Keşif ve veri envanteri: Hangi sistemlerde hangi veri var, kim üretiyor, kim kullanıyor, ne sıklıkla değişiyor? Veri tabanı türleri, sürümleri, boyutları ve bağımlılıkları çıkarılır.
2. Sağlık ve performans analizi: Yavaş sorgular, eksik ya da gereksiz indeksler, kilitlenmeler, disk ve bellek kullanımı, yedekleme durumu incelenir.
3. Hedef mimari: Veri modeli, entegrasyon akışları, raporlama katmanı ve güvenlik/erişim yapısı tasarlanır. KVKK açısından kişisel verinin nerede tutulduğu ve kimin erişebildiği belirlenir.
4. Uygulama: Optimizasyonlar, entegrasyon servisleri, taşıma betikleri ve raporlama panoları geliştirilir; önce test ortamında denenir.
5. Doğrulama: Taşınan veya aktarılan verinin kayıt sayısı, toplamlar ve örnek kayıtlar üzerinden kaynakla karşılaştırılması yapılır.
6. Devreye alma ve izleme: Canlıya geçiş sonrası performans ve entegrasyon akışları izlenir, hatalar için alarm tanımlanır.
7. Dokümantasyon ve eğitim: Veri sözlüğü, akış şemaları ve pano kullanım bilgisi kuruma teslim edilir.

Hizmet kapsamı

Veri tabanı tasarımı ve optimizasyon

Yeni bir uygulama için doğru veri modelinin kurulması, ilerideki performans ve bakım sorunlarının büyük kısmını baştan önler. Mevcut sistemlerde ise sorgu analizi, indeks düzenlemesi, istatistik ve bakım işleri, tablo bölümleme (partitioning), bağlantı havuzu ve sunucu parametre ayarları ile performans iyileştirilir. Microsoft SQL Server, PostgreSQL, MySQL/MariaDB ve Oracle gibi yaygın veri tabanı sistemleriyle çalışırız. Veri tabanının yedekleme planı, geri yükleme testi ve yetki yapısı da bu çalışmanın parçasıdır.

Sistemler arası güvenli veri aktarımı

Muhasebe ile İK, CRM ile ERP, kurum içi sistem ile banka ya da kamu servisi arasında verinin elle değil otomatik akması hem zaman kazandırır hem hata oranını düşürür. Bu aktarımları API, veri tabanı bağlantısı, dosya tabanlı (SFTP) aktarım ya da mesaj kuyruğu gibi uygun yöntemlerle kurarız. Her aktarımda şifreli bağlantı, en az yetkili servis hesabı, hata durumunda yeniden deneme ve kayıt (log) tutulması esastır. Böylece "bu kayıt neden gelmedi?" sorusunun cevabı geriye dönük bulunabilir.

Raporlama ve analiz panoları

Yönetimin ihtiyaç duyduğu göstergeler belirlenir, veri tek bir raporlama katmanında toplanır ve web tabanlı panolarla sunulur. Power BI, Metabase, Grafana gibi hazır araçlardan biri ya da kuruma özel geliştirilen bir panel, ihtiyaca ve lisans tercihine göre seçilir. Pano tasarımında önemli olan grafik sayısı değil, her göstergenin tek ve net bir tanımının olmasıdır: "aktif müşteri", "tahsilat oranı" gibi kavramların herkes için aynı anlama gelmesi sağlanır.

Veri taşıma ve konsolidasyon

Eski bir yazılımdan yenisine geçerken en riskli iş verinin taşınmasıdır. Kaynak veri temizlenir (mükerrer kayıtlar, hatalı formatlar, boş alanlar), alan eşleştirmeleri yapılır, deneme taşımaları ile sorunlar canlıya geçmeden yakalanır. Birden fazla veri tabanının tek çatı altında birleştirilmesi (konsolidasyon) ise lisans ve bakım maliyetini azaltırken raporlamayı kolaylaştırır. Taşıma sırasında kesinti süresini en aza indirmek için artımlı (incremental) aktarım yöntemleri planlanır. Geçişten sonra eski sistem bir süre salt okunur modda açık tutulabilir; böylece "eski kayıtta ne yazıyordu?" sorusu için başvurulacak bir kaynak kalır. Hangi verinin taşınacağı, hangisinin yalnızca arşivleneceği de bu aşamada birlikte kararlaştırılır.

Büyük veri ve analiz desteği

Log, sensör, işlem kayıtları gibi hızla büyüyen veri setlerinde verinin nasıl saklanacağı, arşivleneceği ve analiz edileceği planlanır. Sıcak (sık kullanılan) ve soğuk (arşiv) veri ayrımı yapılarak hem performans hem depolama maliyeti dengelenir. Veriyi yapay zeka uygulamalarında kullanmak isteyen kurumlar için yapay zeka çözümlerimiz ile birlikte veri hazırlığı yapılır.

Veri güvenliği ve KVKK uyumu

Kişisel verilerin hangi tablolarda tutulduğu, kimlerin erişebildiği ve ne kadar süre saklandığı görünür hale getirilir. Rol bazlı erişim, hassas alanların maskelenmesi, test ortamlarında gerçek kişisel veri yerine anonimleştirilmiş veri kullanılması ve erişim kayıtlarının tutulması gibi teknik önlemler uygulanır. Hukuki değerlendirme kurumunuzun KVKK sorumlusuna aittir; biz teknik altyapıyı bu değerlendirmeye uygun hale getiririz.

Veri kalitesi: panodan önce gelen iş

Raporlama projelerinin önemli bir kısmı teknik bir sorundan değil, verinin kendisinden takılır. Aynı müşterinin üç farklı yazımla kayıtlı olması, şube kodlarının sistemden sisteme değişmesi, tarih alanlarına metin girilmiş olması ya da zorunlu olması gereken alanların boş bırakılması, en güzel tasarlanmış panoyu bile güvenilmez hale getirir. Yönetici bir rakama bir kez güvenmediğinde panoyu açmayı bırakır ve tekrar Excel'e döner.

Bu yüzden veri projelerinde şu adımları atlamayız:

• Veri profilleme: Her tabloda boş, mükerrer, hatalı formatlı ve aykırı değerlerin oranı çıkarılır.
• Ana veri (master data) tanımı: Müşteri, ürün, personel, birim gibi temel kayıtların hangi sistemde "asıl" olarak tutulacağı belirlenir; diğer sistemler bu kaynaktan beslenir.
• Doğrulama kuralları: Hatalı verinin kaynağında, yani giriş ekranında engellenmesi için kurallar önerilir.
• Gösterge sözlüğü: Panolardaki her rakamın nasıl hesaplandığı yazılı hale getirilir.

Bu çalışma ilk bakışta yavaşlatıcı görünse de, sonradan yaşanacak "bu rakam neden tutmuyor?" tartışmalarını büyük ölçüde ortadan kaldırır.

Kimler için? Kullanım senaryoları

• Üniversiteler ve okullar: Öğrenci bilgi sistemi, muhasebe ve banka sistemleri arasında veri akışı. Bu senaryoya özel olarak geliştirdiğimiz OMYS öğrenci muhasebe yazılımı gibi ürünlerde entegrasyon deneyimimiz var.
• Çok şubeli işletmeler: Şube verilerinin merkezde birleştirilmesi, günlük satış ve stok panoları.
• Üretim firmaları: Üretim, kalite ve bakım verilerinin raporlanması, makine verisinin arşivlenmesi.
• Kamu ve sağlık kurumları: Eski uygulamalardan yeni sistemlere kontrollü veri taşıma, erişim kayıtları.
• Yazılım değiştiren her kurum: Yeni ERP, İK ya da CRM projelerinde veri taşıma ve doğrulama.

Veri yönetimi için doğru modeli seçmek: nelere dikkat edilmeli?

Veri tabanı ve entegrasyon işlerini kimin yürüteceği, kurumun büyüklüğüne ve verinin kritikliğine göre değişir. Karar verirken şu sorulara cevap arayın:

• Veri tabanı çöktüğünde ya da yavaşladığında ilk kim fark ediyor, kim müdahale ediyor?
• Son geri yükleme testi ne zaman yapıldı?
• Entegrasyonlar belgelenmiş mi, yoksa yalnızca onu yazan kişi mi biliyor?
• Raporlar tek bir doğru kaynaktan mı geliyor, yoksa her birim kendi Excel'ini mi tutuyor?

Kurum içinde bir ekibiniz varsa birlikte çalışmak da mümkün: rutin işleri ekibiniz sürdürürken biz performans sorunları, taşıma projeleri ve entegrasyon geliştirme gibi yoğun uzmanlık gerektiren işleri üstlenebiliriz.

Fiyatlandırma nasıl belirlenir?

Veri projelerinde maliyeti belirleyen unsurlar şunlardır:

• Veri tabanı sayısı, türü ve boyutu,
• Entegre edilecek sistem sayısı ve bu sistemlerin sunduğu bağlantı yöntemleri (API var mı, yok mu?),
• Taşınacak verinin hacmi ve temizlik ihtiyacı,
• Raporlama panolarında gösterge ve kullanıcı sayısı, kullanılacak araçların lisans durumu,
• Proje sonrası destek ve bakım kapsamı.

İş genellikle kısa bir keşif ve sağlık analiziyle başlar; bu analizin çıktısı, hangi işin öncelikli olduğunu ve ne kadar emek gerektirdiğini netleştirir.

Neden ASRİ TECH?

• Yazılım geliştiren bir ekip: Kendi ürünlerimizi geliştirdiğimiz için veri tabanına yalnızca yönetici gözüyle değil, uygulamayı yazan geliştirici gözüyle de bakıyoruz.
• Entegrasyon odaklı yaklaşım: Gerektiğinde eksik bağlantıyı özel yazılım geliştirme ile kendimiz yazıyoruz.
• Altyapıyla birlikte düşünme: Veri tabanı sunucusu, yedekleme ve kurtarma planını sunucu hizmetleri ve felaket kurtarma tarafıyla uyumlu kuruyoruz.
• Dönüşümün parçası: Veri çalışmaları çoğu zaman daha büyük bir dijital dönüşüm projesinin temelini oluşturur; süreci baştan sona birlikte planlayabiliriz.
• Tek muhatap ve belgelenmiş teslim.

Veri altyapınızı birlikte değerlendirmek için veri hizmetleri için teklif isteyin.