OMYS: Üniversite ve Okullar İçin Öğrenci Muhasebe Yazılımı

Öğrenci muhasebe programı nedir, kimin işini çözer?

Öğrenci muhasebe programı; bir eğitim kurumunun öğrencilerden alacağı öğrenim ücretlerini, taksitleri, burs ve indirimleri, tahsilatları ve bunların muhasebe kayıtlarını yöneten yazılımdır. Küçük bir kurs merkezinde bu iş çoğu zaman bir Excel dosyasıyla başlar. Öğrenci sayısı binlere çıkınca, döviz cinsinden ücretler, bankadan gelen tahsilatlar, burs oranları ve dönem dönem değişen tarifeler işin içine girince tablo yetmez hâle gelir: aynı öğrencinin bakiyesi muhasebede bir, tahsilat biriminde başka çıkar.

OMYS (Öğrenci Muhasebe Bilgi Sistemi), bu dağınıklığı tek bir akışta toplamak için geliştirildi. Borçlandırma, taksitlendirme, burs, tahsilat ve muhasebe fişi aynı sistemde birbirine bağlıdır. Öğrencinin "ne kadar borcu var?" sorusunun tek bir doğru cevabı olur ve bu cevabı muhasebe birimi, tahsilat memuru, banka ve öğrencinin kendisi aynı kaynaktan görür.

OMYS özellikle şu sorunları yaşayan kurumlar için uygundur:

• Öğrenim ücretini bankaya yatıran öğrencinin ödemesinin elle eşleştirildiği, mükerrer ya da eksik kayıtların ay sonunda ortaya çıktığı yapılar,
• Burs ve indirim oranlarının ayrı listelerde tutulduğu, tarifeye yansıtılırken hata yapılan süreçler,
• Taksitli ödeme yapan öğrencinin bakiyesinin "borçlu" mu "planlı" mı olduğunun ayırt edilemediği takip listeleri,
• Muhasebe fişlerinin tahsilattan günler sonra toplu girildiği, denetimde iz sürmenin zorlaştığı birimler.

OMYS nasıl çalışır? Borçtan fişe tek akış

Sistemin mantığı, her mali olayın tek bir yerden başlayıp kendiliğinden muhasebeye yansımasıdır. Tipik bir dönem şu adımlarla ilerler:

1. Dönem ve tarife tanımı: Aktif akademik dönem seçilir, fakülte/bölüm bazında ücret tarifeleri girilir. Burs kategorilerine (ör. %50 burslu kontenjan) ayrı tutar yazılabilir.
2. Öğrenci verisinin gelmesi: Öğrenci, fakülte ve bölüm bilgileri Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) ile senkronize edilir; elle tekrar giriş gerekmez.
3. Toplu borçlandırma: Dönem borçları, öğrencinin burs ve indirimleri hesaba katılarak tek işlemle oluşturulur. İşlemden önce ön izleme yapılır.
4. Taksit planı: Öğrenci isterse borcu kurumun ay kuralına göre taksitlendirilir. Vadesi gelmemiş taksitler ödenecek bakiyeden düşülür, vadesi geçen taksit anında takip listesine döner.
5. Tahsilat: Gişe, ATM, mobil bankacılık, banka OTS (otomatik tahsilat) ve sanal POS üzerinden gelen ödemeler sisteme düşer, açık borçlara sırayla dağıtılır.
6. Muhasebe kaydı: Her borç, indirim, tahsilat ve iptal için fiş anında oluşur. Dönem içinde ödemeye dayalı faturalama yapılır.
7. Raporlama: Borçlu öğrenci listeleri, dönem özetleri, burs dağılımı ve tahsilat raporları filtrelenip Excel'e aktarılır.

Öğrenci muhasebe yazılımı özellikleri

Borçlandırma, tarife ve zam simülasyonu

Borçlar elle ya da toplu olarak oluşturulur; her borç bir döneme bağlıdır ve orijinal para biriminde (TL veya USD) tutulur. Tarifeler fakülte ve bölüm bazında tanımlanır. Yeni akademik yıl öncesinde zam simülasyonu ile kaynak dönemin tarifelerine satır bazlı oran uygulanır, sonuç görülür ve onaylanırsa hedef döneme yazılır. Her tarife değişikliği geçmiş kaydına düşer; hangi ücretin ne zaman, hangi gerekçeyle değiştiği raporlanabilir.

Burs ve indirim yönetimi

Burs türleri ad, kod, oran ve indirim muhasebe koduyla tanımlanır. Bir öğrenciye birden fazla burs türü atanabilir; oranlar toplanır ve %100 ile sınırlanır. Bir burs türünün oranı değiştiğinde o türe sahip tüm öğrencilerin oranı otomatik güncellenir. Borç satırına uygulanan her indirim; türün adı, indirim öncesi ve sonrası tutarla kayda geçer ve ilgili muhasebe hesabına fiş keser. OBS'de burs bilgisi tutuluyorsa burs durumu da senkronla eşlenebilir.

Taksitlendirme (OTS) ve akıllı bakiye

Taksit planları kurumun belirlediği kurala göre üretilir; planın kaç taksite bölüneceği, taksit günü ve vadeler sistemden gelir. OMYS'nin en kritik kuralı bakiyedir: borç kayıtları değiştirilmeden, aktif plandaki vadesi gelmemiş taksitler ödenecek tutardan düşülür. Böylece taksit yapan öğrenci "borçlu" listesinde görünmez; bir taksidin vadesi geçtiği gün o tutar bakiyeye geri döner. Öğrenci listesindeki takip rozeti (vadesi geçmiş, planlanmamış, planlı, temiz) aynı kuralı kullanır. Bankanın oluşturduğu OTS planları isteğe bağlı olarak mali onaydan geçmeden yürürlüğe girmez.

Banka, OTS ve sanal POS entegrasyonu

Bankalar için ayrı bir tahsilat API'si sunulur: gişe, ATM ve mobil kanallardan gelen ödemeler banka referansıyla işlenir, aynı istek ikinci kez gelirse mükerrer kayıt oluşmaz. Banka OTS entegrasyonları her banka için ayrı sürücüyle kurulur, her istek loglanır ve IP kısıtıyla korunur. Öğrenci paneli ve kurum içi işlemler için sanal POS ile kartla ödeme alınabilir. Ayrıca öğrenci numarası veya T.C. kimlik numarasıyla çalışan, ayrı kimlik doğrulamalı bir borç sorgulama servisi dış sistemlere açılabilir. Bağlantı bilgileri koda yazılmaz, panelden girilir ve şifreli saklanır.

Döviz cinsinden borçlar ve TCMB kuru

Uluslararası öğrencilerin USD cinsinden ücretleri için TCMB kurları günde birkaç kez otomatik çekilir. USD borçlar, tahsilat TL olarak geldiğinde ilgili kur üzerinden kapatılır. Yabancı öğrenci kayıtlarında kur kayıt anında sabitlenir, evraklar bu kurla üretilir.

Muhasebe fişi ve ödemeye dayalı faturalama

Her borç ve tahsilat anında fişe dönüşür. Tahsilat fişindeki hesap kodu; ödemenin geldiği banka hesabı, kanalın varsayılan hesabı ve bankaya göre öncelik sırasıyla belirlenir. Faturalama ekranında dönem ve ay seçilir, o dönemde ödeme yapan öğrenciler önizlemeye gelir; fatura tutarı aylara yayılarak birikimli hesaplanır ve kesilen aylar öğrenci bazında kilitlenir. Fatura kesilmemesi gereken öğrenciler için tarihli "fatura kesme" işareti vardır. Fatura ve muhasebe yazılımına aktarım için entegrasyon katmanı bulunur; bağlantı kurumun kullandığı sisteme göre uyarlanır.

Ön kayıt ve mali kayıt

Yeni öğrenci için ön kayıt ve mali kayıt ekranları vardır. Mali onay verildiğinde öğrenci kartı açılır, burslar işlenir, borçlar ve ödeme planı (havale, kart, nakit, senet, OTS veya açık hesap) tek seferde oluşur. Mali onay iptal edilirse tüm hareketler ters kayıtla geri alınır. Senet takibi ve kayıt raporları da bu modülün parçasıdır.

Denetlenebilir kayıt düzeni ve yetkilendirme

Borç, ödeme ve fiş kayıtları silinemez ve değiştirilemez; düzeltme ters kayıtla yapılır. Tahsilatı olan borç iptal edilemez, iptal edilen tahsilat dağıtımları geri alır. Tüm modellerde işlem logu tutulur, toplu işlemler özet olarak kaydedilir. Yönetici, Muhasebe, Tahsilat Memuru ve İzleyici rolleri hazır gelir; menüdeki her sayfa ve kritik işlemler (ör. fatura ay kilidini açmak) rol bazında açılıp kapatılabilir.

Öğrenci paneli ve raporlar

Öğrenciler kendi paneline öğrenci numarasıyla girip borç, taksit ve ödeme geçmişini görür, kartla ödeme yapabilir; kurum açarsa gelecek dönemlerin ücretini peşin ödeyebilir. Yönetim tarafında öğrenci envanteri, giriş yılına göre kohort trendi, fakülte/bölüm karşılaştırması, dönem özeti, burs dağılımı ve zaman serisi raporları bulunur; tümü Excel'e aktarılır.

Kimler için? Kullanım senaryoları

• Vakıf ve devlet üniversiteleri: Binlerce öğrencinin öğrenim ücreti, ÖSYM burs kategorileri, yabancı öğrenci ücretleri, banka OTS tahsilatları ve OBS senkronu. OMYS bu ölçek düşünülerek tasarlandı.
• Özel okullar ve kolejler: Taksitli kayıt tahsilatı, kardeş ve personel indirimleri, senetli ödeme planları, veliye açık ödeme ekranı.
• Kurs merkezleri: Dönemsel ücretlendirme, kısa süreli programlar, kartla online tahsilat.
• Yurtlar: Konaklama ücretlerinin dönem bazında borçlandırılması ve taksitli takibi.

Üniversitelerde OMYS, kampüs ekranları ve toplu bilgilendirme ile birlikte daha geniş bir yapının parçası olarak da kurulabilir. Ayrıntılar için üniversite yönetim sistemleri sayfamıza bakabilirsiniz. Vadesi yaklaşan taksitler için öğrencilere toplu WhatsApp hatırlatması göndermek isteyenler DijitalMesaj panelini değerlendirebilir.

Okul muhasebe programı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Piyasada okul ve kurslar için genel amaçlı ön muhasebe programları, okul yönetim yazılımlarının içindeki muhasebe modülleri ve OBS paketlerinin harç modülleri bulunur. Hangisinin size uyacağı ölçeğe ve süreçlerinizin karmaşıklığına bağlıdır. Alternatif değerlendirirken şu sorulara cevap arayın:

• Bakiye tek yerden mi hesaplanıyor? Taksitli öğrenci ile borcunu ödemeyen öğrenci ayrı görünmüyorsa takip listeleri güvenilmez olur.
• Banka tahsilatı otomatik ve mükerrersiz mi? Banka dosyasının elle yüklenip eşleştirildiği yapılar yoğun dönemlerde hata üretir.
• Burs ve indirimler tarifeye nasıl yansıyor? Birden fazla burs türü, kategori bazlı tutar ve oran sınırı desteklenmeli.
• Kayıtlar düzenlenebiliyor mu? Denetim açısından mali kayıtların silinmemesi, düzeltmenin ters kayıtla yapılması gerekir.
• OBS ile veri alışverişi var mı? Öğrenci verisinin iki sisteme ayrı ayrı girilmesi tutarsızlığın ana kaynağıdır.
• Kurum içinde mi, bulutta mı çalışacak? Kişisel veriler (KVKK) ve kurum politikası açısından kurulum yeri seçilebilmeli.

Küçük bir kurs için genel ön muhasebe programı yeterli olabilir. Ancak burs kategorileri, banka entegrasyonu ve denetim gereksinimi olan bir üniversite ya da çok şubeli bir okul için öğrenci muhasebesine özel tasarlanmış bir sistem uzun vadede daha az iş yükü demektir.

Kurulum modeli ve fiyatlandırma nasıl belirlenir?

OMYS bulut üzerinde ya da kurumun kendi sunucusunda kurulabilir. Fiyat sabit bir liste üzerinden değil, kurumun ihtiyacına göre belirlenir. Teklifi etkileyen başlıca unsurlar şunlardır:

• Öğrenci sayısı ve birim (fakülte, şube) yapısı,
• Kullanılacak modüller: ön kayıt/mali kayıt, faturalama, öğrenci paneli, zam simülasyonu gibi,
• Entegrasyonlar: OBS, banka API'si, banka OTS, sanal POS, fatura/muhasebe yazılımı,
• Kurulum modeli (bulut veya kurum içi sunucu) ve eski sistemden veri aktarımı,
• Kuruma özel geliştirme, eğitim ve destek kapsamı.

İhtiyaçlarınızı paylaşırsanız size özel bir kapsam ve teklif hazırlarız: OMYS için demo ve teklif talep edin.

Neden ASRİ TECH?

OMYS, ASRİ TECH tarafından geliştirilen yerli bir yazılımdır. Kaynak kodu bizde olduğu için kurumunuzun yönetmeliğine, burs politikasına ve muhasebe hesap planına göre uyarlama yapabiliriz. Sistemi bulutta ya da kendi sunucunuzda çalıştırabilirsiniz. Kurulumdan entegrasyona, eğitimden destek sürecine kadar tek muhatapla çalışırsınız. Kurumunuzun ihtiyacı hazır modüllerin ötesine geçiyorsa özel yazılım geliştirme hizmetimizle yeni modüller ekleyebiliriz. Manuel süreçlerden otomasyona geçişin nasıl planlanacağını merak ediyorsanız bu yazımıza göz atabilirsiniz.