Üniversiteler için Bütünleşik Yönetim Sistemleri

Üniversite yönetim sistemi nedir?

Üniversite yönetim sistemi, bir yükseköğretim kurumunun öğrenci, akademik ve idari süreçlerini dijital ortamda yürüten yazılımların bütünüdür. Türkiye'de bu alan çoğu zaman "UBYS" (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi) ya da "üniversite otomasyon sistemi" olarak anılır. Ders kaydı, not girişi ve transkript gibi işler genellikle Öğrenci Bilgi Sistemi'nde (OBS) yürür; ancak bir üniversitenin işi bununla bitmez.

Öğrenim ücreti ve burs hesapları, banka tahsilatları, muhasebe kayıtları, bilimsel araştırma projeleri, kampüs içi duyurular, öğrenciye ve veliye bilgilendirme mesajları, personel izin ve bordro süreçleri çoğu kurumda ayrı ayrı araçlarla, kimi zaman Excel tablolarıyla yürür. Sonuç tanıdıktır: aynı öğrencinin bilgisi üç farklı yerde farklı görünür, ay sonu mutabakatı günler sürer, bir duyurunun kime ulaştığı bilinmez.

ASRİ TECH'in üniversite yönetim sistemleri hizmeti, OBS'nin yerini almak yerine onun etrafındaki bu boşlukları kapatır. Kendi geliştirdiğimiz ürünleri kurumunuza göre uyarlar, mevcut sistemlerinizle konuşturur ve gerektiğinde kuruma özel modüller geliştiririz.

Üniversite yönetim ekosistemimiz: hangi ürün hangi işi çözer?

OMYS: öğrenci muhasebe ve harç yönetimi

OMYS (Öğrenci Muhasebe Bilgi Sistemi), öğrenci borcundan muhasebe fişine tek akış sunar. Borçlandırma, tahsilat, taksitlendirme, burs ve muhasebe kayıtları tek sistemde birleşir; her borç ve tahsilat anında fişe dönüşür, bakiye tek doğru kaynaktan hesaplanır.

• Dönem yönetimi ve akıllı taksitlendirme: Borç, dönem kuralına göre taksit planına bağlanır; vadesi gelmemiş taksitler bakiyeden düşülür, vadesi geçen taksit takip listesine döner.
• Burs, indirim ve zam simülasyonu: Başarı bursu, kardeş indirimi gibi kurallar tanımlanır; ücret artışlarının etkisi önceden simüle edilir.
• Banka ve döviz kuru entegrasyonu: Gişe, ATM ve mobil bankacılıktan gelen tahsilatlar API ile mükerrersiz işlenir; döviz borçları güncel TCMB kuru üzerinden kapatılır.
• Denetlenebilir kayıt düzeni: Borç, ödeme ve fiş kayıtları silinip değiştirilemez, düzeltmeler ters kayıtla yapılır, işlemler kullanıcı bazında loglanır.
• OBS senkronizasyonu ve öğrenci paneli: Öğrenci bilgileri OBS ile senkron kalır; öğrenci kendi borç ve ödeme durumunu panelden görür.

BAP Sistemi: bilimsel araştırma projeleri başvuru ve takip

BAP Sistemi, Bilimsel Araştırma Projeleri koordinasyon birimleri için uçtan uca bir başvuru ve takip platformudur. Proje önerisinden ön incelemeye, hakem ve komisyon değerlendirmesinden yürütme ve kapanışa kadar her adım tek akışta ve kayıt altında ilerler.

• Adım adım başvuru sihirbazı: ekip, iş paketleri, riskler ve bütçe kalemleri yönlendirmeli girilir, başvuru tek tıkla PDF olur.
• Durum makinesiyle doğrulanan değerlendirme akışı: tüm hakemler raporunu tamamlamadan proje bir sonraki aşamaya geçmez.
• Yürütmede satın alma, ödeme, kalemler arası aktarım ve ek bütçe talepleri; proje türünün üst limiti aşılamaz.
• Ara ve sonuç raporu takvimi, e-posta ve SMS hatırlatmaları; yayın ve bilimsel çıktı takibi.
• Yürütücü, BAP Ofisi, hakem, komisyon, satın alma birimi, TTO ve Rektörlük için role özel ekranlar; kurumsal SSO ve denetim izi.
• Önceki yıllara ait projelerin Excel şablonuyla içe aktarılması.

WebEkran: kampüs dijital yayın ve duyuru ekranları

Fakülte girişlerindeki, yemekhanedeki, kütüphanedeki ve yurtlardaki ekranlar WebEkran ile tek bir web panelinden yönetilir. USB ile içerik taşıma ihtiyacı ortadan kalkar; ekran grupları ve lokasyon bazlı yayın takvimleri hazırlanır, yatay ve dikey ekranlar desteklenir, ekranların çevrimiçi durumu canlı izlenir. Rol ve yetki yönetimiyle her fakülte yalnızca kendi ekranlarına içerik gönderebilir.

DijitalMesaj: öğrenci ve veliye toplu bilgilendirme

Kayıt yenileme, ödeme hatırlatması, sınav ve etkinlik duyuruları DijitalMesaj ile kurumsal WhatsApp panelinden planlı ve kontrollü gönderilir. Kişi grupları ve etiketlerle hedefleme yapılır, gelen mesajlar ortak gelen kutusunda birim olarak yanıtlanır; teslim ve okunma oranları raporlanır, iletişim izni geri çekenler kara listeyle yönetilir.

Bulut HR: idari personel, puantaj ve bordro

Personel kartından net ücrete, izin talebinden son onaya kadar İK süreçleri için Bulut HR kullanılabilir. Çok seviyeli onay zinciri, personel portalı, SGK APHB ve muhtasar çıktıları ile ekran bazlı yetki yapısı sunar. Özellikle vakıf üniversiteleri ve üniversiteye bağlı şirketler için uygundur.

Kuruma özel modüller

Yurt, yemekhane ve tesis yönetimi gibi ihtiyaçlar kurumdan kuruma farklılaştığı için bu alanlarda modülleri kurumun işleyişine göre özel yazılım olarak geliştiriyor ve aynı ekosisteme bağlıyoruz.

Entegrasyon: OBS, banka ve kurumsal kimlik

Üniversite yazılımlarında asıl zorluk tek tek ekranlar değil, sistemlerin birbirine bağlanmasıdır. Projelerimizde şu bağlantılar baştan tasarlanır:

• OBS entegrasyonu: Öğrenci kimlik, program ve kayıt durumu bilgileri OBS'den alınır; veri iki kez girilmez.
• Banka entegrasyonu: Tahsilatlar banka API'leri üzerinden otomatik eşleşir, mükerrer kayıt oluşmaz.
• Kurumsal SSO: Personel üniversite hesabıyla giriş yapar; ayrı şifre yönetimi gerekmez.
• Muhasebe ve raporlama: Fişler ve raporlar kurumun muhasebe düzenine uygun üretilir, veriler Excel'e aktarılabilir.

Üniversite yönetim sistemi nasıl devreye alınır?

1. İhtiyaç analizi: Öğrenci İşleri, Strateji Geliştirme / mali işler, BAP Koordinasyon, Kurumsal İletişim ve Bilgi İşlem birimleriyle görüşülür; mevcut sistemler ve veri akışı çıkarılır.
2. Kapsam ve öncelik: Hangi ürünle başlanacağı, hangi entegrasyonların ilk fazda olacağı belirlenir. Çoğu kurumda öğrenci mali işleri veya BAP süreci ilk adım olur.
3. Kurulum ve uyarlama: Sistem bulutta ya da üniversitenin kendi sunucusunda kurulur; dönem kuralları, burs tanımları, roller ve onay akışları kuruma göre ayarlanır.
4. Veri aktarımı: Geçmiş borç kayıtları ya da önceki yıllara ait projeler kontrollü biçimde aktarılır.
5. Pilot ve eğitim: Bir dönem ya da bir birimle pilot yapılır, kullanıcı rolleri bazında eğitim verilir.
6. Yaygınlaştırma ve destek: Diğer birimler ve modüller fazlar hâlinde eklenir; geri bildirimlere göre iyileştirme sürer.

Kimler için uygundur?

• Devlet üniversiteleri: BAP koordinasyon birimleri, kampüs içi iletişim ve yayın ihtiyaçları; ikinci öğretim, uluslararası öğrenci ve şehir üniversitesi gibi ücretli programların tahsilat takibi.
• Vakıf üniversiteleri: Öğrenim ücreti, burs ve indirim kurgusu, taksit ve banka tahsilatı, iç destekli projeler ve idari personel süreçleri.
• Araştırma hastaneleri ve TTO'lar: Klinik ve dış kaynaklı proje onay süreçleri.
• Meslek yüksekokulları, özel okullar, kurs merkezleri ve yurtlar: OMYS'nin dönemsel ücretlendirme ve konaklama ücreti takibi senaryoları.

Üniversite yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?

Türkiye'de üniversitelerin bir kısmı bilgi yönetim sistemlerini kendi bilgi işlem birimlerinde geliştiriyor, bir kısmı tek bir sağlayıcıdan geniş kapsamlı paket alıyor, bir kısmı da yabancı eğitim yönetim platformlarını değerlendiriyor. Hangi yolu seçerseniz seçin, şu kriterler belirleyicidir:

• Modülerlik: Tüm sistemi değiştirmeden tek bir süreci iyileştirebiliyor musunuz?
• Entegrasyon: Mevcut OBS, banka ve muhasebe sistemleriyle veri alışverişi mümkün mü?
• Denetlenebilirlik: Mali kayıtlar silinemez mi, her işlem kim tarafından yapıldığıyla loglanıyor mu?
• Kurulum modeli ve veri yerleşimi: Öğrenci verisi kurum sunucusunda tutulabiliyor mu? KVKK açısından veri sorumlusu olarak kontrol sizde mi?
• Türkiye'ye uygunluk: Arayüz, mevzuat, banka altyapıları ve kur yönetimi yerel işleyişe uygun mu?
• Destek ve geliştirme: Kuruma özel bir ihtiyaç çıktığında geliştirmeyi kim, ne kadar sürede yapıyor?

Öğrenci verisi, KVKK ve bilgi güvenliği

Üniversiteler; öğrenci, veli, personel ve araştırmacılara ait çok sayıda kişisel veriyi işler. Mali kayıtlar, burs bilgileri, iletişim izinleri ve proje dosyaları bu verinin hassas kısmını oluşturur. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu üniversitedir; bu nedenle yazılım tarafında şu ilkeleri baştan uyguluyoruz:

• Rol ve ekran bazlı yetki: Her kullanıcı yalnızca görevinin gerektirdiği veriyi görür; hakem yalnızca kendisine atanan projeyi, birim yetkilisi yalnızca kendi birimini.
• Denetim izi: Kim, ne zaman, hangi kaydı görüntüledi ya da değiştirdi bilgisi tutulur; mali kayıtlar silinmez, düzeltmeler ters kayıtla yapılır.
• İletişim izinleri: Toplu mesaj gönderimlerinde izin geri çekme talepleri kara listeyle yönetilir.
• Veri yerleşimi: Kurum politikası gerektiriyorsa sistem üniversitenin kendi sunucusunda tutulur; yedekleme ve erişim kuralları bilgi işlem birimiyle birlikte belirlenir.

Kampüs iletişimini dijitalleştirme konusunda daha fazla örnek için WebEkran ve DijitalMesaj ile dijital dönüşüm yazımızı okuyabilirsiniz.

Fiyatlandırma nasıl belirlenir?

Üniversite projelerinde fiyat; seçilen ürünler ve modüller, öğrenci ve kullanıcı sayısı, ekran sayısı, entegre edilecek sistemler, kurulum modeli (bulut ya da kurum sunucusu), veri aktarım kapsamı ve kuruma özel geliştirme ihtiyacına göre belirlenir. Net bir teklif için önce kısa bir ihtiyaç görüşmesi ve kendi verinizle demo öneriyoruz.

Neden ASRİ TECH?

• Yerli ve kendi ürünümüz: OMYS, BAP Sistemi, WebEkran, DijitalMesaj ve Bulut HR'ı kendimiz geliştiriyoruz; kuruma özel uyarlama için üçüncü bir tarafa bağlı değiliz.
• Tek ekosistem, tek muhatap: Öğrenci mali işleri, araştırma projeleri, kampüs iletişimi ve İK aynı ekip tarafından kurulur ve desteklenir.
• Kurum sunucusunda kurulum: Ürünlerimiz bulutta ya da üniversitenin kendi sunucusunda, gerekirse kapalı ağda çalışacak şekilde kurulabilir; altyapı tarafında sunucu kurulum ve yönetim desteği de veriyoruz.
• Dönüşüm bakışı: Ürün kurmakla yetinmiyor, süreci birlikte sadeleştiriyoruz. Yaklaşımımızı dijital dönüşüm projeleri sayfamızda anlattık.

Kurumunuz için demo ortamı hazırlamamızı isterseniz teklif ve demo talebi oluşturabilirsiniz.