GörevPilot: Kurumsal İş, Görev, Toplantı ve Karar Takip Platformu

Kurumsal iş neden görünmez oluyor?

İşin bir kısmı elektronik tabloda, bir kısmı e-postada, kalanı toplantı tutanaklarında durur. Toplantıda net bir karar çıkar, tutanak yazılır ve dosyaya kalkar; birkaç hafta sonra kararın sorumlusu, tarihi ve bugünkü durumu kimsenin elinde değildir. Görevler kişisel not defterlerinde birikir, bir çalışan izne çıktığında işin nerede kaldığı yeniden öğrenilir. Yönetim özeti için veriler elle toplanır; rapor hazır olduğunda gösterdiği durum çoktan değişmiştir.

GörevPilot bu dağınık işi tek bir zincirde toplar. Farkı tek tek özelliklerde değil, özelliklerin birbirine bağlanma biçimindedir.

Toplantı → karar → görev → rapor

Zincirin her halkası bir öncekine bağlıdır. Gündem önceden hazırlanır, tutanak toplantı sırasında tutulur, katılım işlenir. Tutanakta yazan karar kaydedildiği anda sorumlusu ve tarihiyle bir göreve dönüşür; tamamlanan görev yönetici panosundaki tamamlanma oranına yansır. Hiçbir adımda veri elden ele taşınmadığı için “hangi tablo doğru” tartışması çıkmaz. Toplantılar BulutMeet altyapısıyla görüntülü yapılabilir: toplantı bitince gerçek katılım, konuşmacılı döküm, özet ve “kim ne yapacak” önerisi hazır olur, onaylanan öneri göreve dönüşür.

Görev ve proje yönetimi

Aynı veri kanban, tablo, takvim ve zaman çizelgesi olarak açılır; görünüm değiştirmek veriyi kopyalamak değildir. Görevlerde alt görev ve bağımlılık, projelerde kilometre taşı, risk ve kritik yol hesabı bulunur. Çevik ekipler için sprint planlama ve kalan iş grafiği, haftalık zaman çizelgesi ve onayı, proje bütçesinde işçilik maliyeti ve tüketim uyarıları vardır. Zihin haritasındaki bir fikir tek tıkla göreve çevrilir, e-postayla gelen iş seçilen panoda görev olur.

Organizasyon şemasından türeyen yetki

Erişim kişiye değil pozisyona verilir ve organizasyon şemasından türer. Görev değişikliği tek hamlede yansır; vekâlet süreli verilir ve süre dolunca kendiliğinden kapanır. Görünürlük dahil olma ilkesine, birim kapsamına ve gizlilik sınıflarına göre belirlenir: bir kayıtta yer almayan ya da yetkisi olmayan kişi onu görmez. Tüm erişim değişiklikleri denetim kaydına yazılır. Proje, pano ya da toplantı kurum dışından biriyle paylaşılabilir; misafir yalnız paylaşılanı görür ve süre dolunca erişim kapanır.

Onaylar, süreçler ve talepler

Talep, satın alma, izin ve doküman onayları sıralı ya da paralel adımlarla tanımlanır; tıkanan adım listede kendiliğinden öne çıkar. Kurum süreçleri kulvarlı şemalarla tasarlanır, sürümlenir ve talep olarak çalıştırılır; hedef süre ve süreç analizi izlenir. Destek ve talepler modülü süreçlerin hizmet kataloğu yüzüdür: çalışan talebini sihirbazla açar, talep muhatap birime gider, “Taleplerim” ve “Bana gelenler” tek ekrandadır.

Otomasyon ve raporlama

Koşul-eylem kurallarıyla tekrar eden işler sisteme bırakılır: süresi yaklaşan görev hatırlatılır, dönemsel işler zamanı gelince açılır. Gecikme nedenleri, birim bazında iş yükü ve tamamlanma eğilimi hazır panolarda gelir; çıktı PDF ve Excel olarak paylaşılır, zamanlanmış raporlar sisteme girmeyen yöneticilere e-postayla ulaşır.

Kurumsal modüller

• Kalite yönetimi ve YÖKAK: Kanıt merkezi, PUKÖ döngüleri, öz değerlendirme ve KİDR, iç denetim, risk, anket ve akreditasyon hazırlık merkezi.
• Stratejik plan ve hedefler: Amaç, hedef ve performans göstergeleri; gerçekleşme girişi ve projelerle bağlantı.
• İş yükü ve norm kadro: Birim iş akışı formu sistemde doldurulur; kişi doluluğu, gereken iş gücü, yedeksiz işler ve iş kataloğu kendiliğinden çıkar.
• Bilgi bankası: Sürümlü prosedür ve talimatlar, onayla yürürlüğe giriş ve “okudum, anladım” takibi.
• Mahal evreni: Yerleşke, bina, kat ve hizmet noktaları; nokta kadrosu ve hizmet yolculuğu.
• Yapay zekâ: Yazım ve dikte yardımı, toplantı özeti, işi alt görevlere bölme, yönetici özeti; sağlayıcıyı kurum seçer, kurum içi kurulumda yerel model kullanılabilir.

Entegrasyonlar

Kurumsal giriş (SSO), LDAP / Active Directory ile kimlik doğrulama ve kullanıcı eşitlemesi, ERP'den personel ve organizasyon eşitlemesi, Microsoft 365 ve Google Workspace bağlantısı, LOGO Tiger, Go, j-Platform ve İşbaşı muhasebe aktarımı, giden webhook ve REST API (OpenAPI 3.1) desteklenir.

Bulut ya da kurum içi kurulum

Bulut kurulumunda ortam aynı gün açılır, veriler Türkiye'deki veri merkezlerinde tutulur; yedekleme, izleme ve geri yükleme tedarikçi tarafından yürütülür. Kurum içi kurulumda aynı çekirdek, imzalı lisans dosyasıyla kurumun sunucularında ve kapalı ağda çalışır. Devreye alma dört adımda ilerler: kurulum ve erişim, organizasyonun elektronik tabloyla ya da LDAP/ERP bağlantısıyla aktarılması, iş akışlarının mevcut süreçlere göre kurgulanması, eğitimle yaygınlaştırma ve ölçüm. Tüm kurumda birden değil, tek bir pilot birimle başlamak önerilir.

Kimler için?

• Üniversiteler: Senato, yönetim kurulu ve komisyon kararları alındıkları gün sorumlu birime görev olarak düşer; akademik takvime bağlı dönemsel işler kendiliğinden açılır, akreditasyon kanıtı karar ve görev geçmişinde birikir.
• Belediye ve kamu kurumları: Encümen ve meclis kararlarının gereği müdürlük müdürlük izlenir, vatandaş talebi tek kayıt üzerinden saha görevine kadar takip edilir.
• Holding ve grup şirketleri: Yönetim kurulu kararı şirketlere dağıtılır, proje portföyü şirket kırılımıyla konsolide edilir; bir şirketin verisi yetkisi olmayan şirkete görünmez.
• KOBİ ve büyüyen ekipler: Hazır şablonla ilk pano dakikalar içinde kurulur; onay, otomasyon ve raporlama süreçler oturduktan sonra açılır.

Paketler ve fiyatlar için gorevpilot.com adresini ziyaret edebilir, kurumunuzun senaryosuyla demo talep edebilirsiniz. Kâğıttan dijitale geçiş planlaması için Dijital Dönüşüm Projeleri hizmetimize göz atın.